Planificación de eventos al aire libre: 8 Consideraciones prácticas


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Ahora que el calendario ha pasado la temporada de Pascua y el clima más cálido está regresando, sus asistentes acogerán con beneplácito la oportunidad de pasar algún tiempo al aire libre. Trasladar al grupo al aire libre, por poco que sea, dará un aire fresco a lo que sería una de tantas de monótonas reuniones de interior. Incluso si el evento completo no puede estar al aire libre, usted puede organizar un descanso al aire libre, aperitivos, almuerzo, cena, conciertos u otros entretenimientos que ocurran fuera en un clima más agradable.

 

Aquí hay 8 consideraciones prácticas que deben ser incorporadas en su plan para eventos al aire libre:

 
Tener un plan de respaldo

 

Suena bastante básico, pero este fundamental y es frecuentemente ignorado.

Un enfoque para un plan de respaldo es una agenda flexible. Programe el componente al aire libre para la mañana o, para un evento de varios días, prográmelo el primer día. Si la madre naturaleza no coopera, entonces puede cambiar las sesiones al aire libre a la tarde u otro día.

 

Seleccione una ubicación con espacios interiores y exteriores

 

Los mejores ejemplos incluyen un lugar al aire libre con uno interior como un chalet, anfiteatro interior o auditorio. Reserve ese espacio y úselo como respaldo en caso de lluvia.

 

En ocasiones anteriores, mi empresa ha planeado cenas de playa para eventos corporativos en destinos de sol. Por desgracia, algunos hoteles y complejos turísticos en caso de lluvia no han sido capaces de adaptarse a tiempo para reorganizar y  pasar a una sala de interior. En otras ocasiones hemos elegido lugares de interior sin un cuarto muro. Esto proporcionó una gran vista del aire libre así que los participantes consiguieron lo mejor de ambos mundos y permanecían secos.

 

Haga preguntas sobre los toques de queda

 

Algunos lugares al aire libre que están cerca de zonas residenciales tienen toques de queda para que la comunidad local no se moleste después de una hora determinada. Asegúrese de averiguar sobre los toques de queda y tener un regulador en su evento. Si las sesiones se atrasan, puede que tenga que terminar el evento antes de que se haya completado la agenda completa.

 

 

Asegúrese de hacer un arreglo para la cubierta protectora

 

La expresión “correr a cubierto” se usa a menudo para referirse a la reacción a un aguacero repentino. En los días calurosos o en lugares con temperaturas extremas como el desierto, proporcionar cobertura y protección del sol es importante.

 

Considere los toldos sobre las mesas o una marquesina. Recuerde, las carpas no se pueden pedir en el último minuto. Los planificadores de eventos deben pedirlos con anticipación y necesitan estar preparados y listos para usar.

 

En entretiempo pida a los participantes que vengan preparados para los cambios en las condiciones climáticas

 

Por ejemplo, en la primavera y el otoño, recuerde que el clima puede cambiar repentinamente les pide que traigan calzado apropiado, abrigos, sombreros, mitones, calcetines extra, y una bolsa de plástico para ropa de ropa mojada.

 

 

Guarde un kit de emergencia a mano

 

Al planear eventos al aire libre aumenta el número de cosas que podrían salir mal. Asegúrese de prepararse para lo inesperado. Lleve siempre extra de protector solar, repelente de insectos, loción para picaduras, paraguas y ponchos de lluvia. Recuerde a los participantes que deben empacar un par de calcetines extra y una bolsa de plástico para ropa mojada.

 

Seleccione las actividades que funcionarán bien tanto en interior como al aire libre

 

No hay nada peor que conseguir que un grupo se interese y espere una actividad específica y luego cancelarla. Por ejemplo, una empresa que crea eventos que reúne a los compradores con proveedores tenía en su agenda una competencia de castillo de arena. Los participantes estaban realmente deseando esta actividad pero cuando llegó la lluvia fue cancelada y la actividad que la sustituía no era tan atractiva. Con una planificación cuidadosa, se podría haber encontrado un enfoque para llevar este evento al interior o una actividad que tuviera menos riesgo de ser cancelada.

 

Con una planificación cuidadosa, los planificadores de eventos pueden evitar muchas de las trampas de los eventos al aire libre y asegurarse de que todo el mundo tiene una excelente experiecia.

 

Pida a los participantes que comuniquen cualquier malestar inmediatamente y estén preparados para cambiar su plan

 

Una vez organicé un evento en la primavera que involucró una fogata al aire libre. Estaba lo suficientemente caliente, pero, por desgracia, en el momento en que llegamos a la fogata en la noche, el suelo estaba empapado. A los participantes se les había pedido que usaran botas y calcetines calientes pero, a pesar de nuestros recordatorios, muchos se presentaron con sólo zapatos para correr. En lugar de continuar con el plan cuando tanta gente no estaba preparada, la mejor alternativa era ofrecer a la gente la oportunidad de cambiar su calzado húmedo y calcetines y dirigirse a un salón con una chimenea que habíamos reservado como respaldo.

 

Todos estos consejos funcionarán en tándem para salvar eventos al aire libre y asegurar que el participante disfrute del evento y regrese a casa con gran ánimo.

 

Via | Blog Eventmobi

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.

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