En la actualidad, a la hora de llevar a cabo la organización de eventos, algunas grandes corporaciones y muchas agencias de eventos, a pesar de su notable desarrollo tecnológico en muchas áreas de su negocio, utilizan tecnologías como las hojas de cálculo para controlar las invitaciones que realizan a sus eventos y programas de correo electrónico convencionales para manejar el envío de correspondencia masiva a sus invitados. Estas herramientas del día a día consiguen realizar el trabajo pero los organizadores de eventos tardan horas y más horas lidiando con problemas como:
- Diseño uniforme de las comunicaciones
- Mantenimiento de la integridad de la información en la Base de Datos
- Envío de correos y espera de contestación sin ninguna traza de lo que ocurre con esos correos
- Algunos se atascan lidiando con las excepciones tales como: direcciones de correo incorrectas o no actualizadas
- Produciendo las acreditaciones, imprimiendo y colocándolas en las fundas que se entregarán cuando lleguen los invitados
- Controlando manualmente a los asistentes o mediante un Excel a su llegada.
¿Cómo hacen los más innovadores para realizar el mismo trabajo?
La mayoría de los eventos tienen muchas variaciones:
Debido a todas estas variaciones hacen falta herramientas y métodos. Una plataforma en donde se integren los diversos elementos de manera que los planificadores de evento puedan hacer rendir el elemento más valioso que manejan: el tiempo.
A continuación os mostramos qué elementos son los que debéis buscar a la hora de optimizar vuestro flujo de trabajo antes del evento. Lo ideal sería utilizar una sola herramienta que pueda cubrir las siguientes características:
La mejor solución sería utilizar una plataforma SaaS (Software como Servicio), con pequeños pagos mensuales o por eventos, esto nos dará mayor flexibilidad para afrontar los eventos del año.
Una vez cubiertos estos elementos con las herramientas designadas ya estamos encaminados a cambiar la experiencia de preparación del evento y optimizar el trabajo del equipo para que esta gestión nos quite el menos tiempo posible.