Se ha escrito mucho acerca de los eventos relacionados con experiencias, aquellos que se esfuerzan por unir a los asistentes con la marca corporativa o con los organizadores del evento, creando emoción y sumergiéndolos en experiencias divertidas y atractivas. Pero, hay más en la creación de experiencias que proveer diversión. Para conectar de verdad con una audiencia, el evento tiene que llegar a las profundidades de las emociones humanas abarcando cuatro aspectos claves: la adquisición, la vinculación, el aprendizaje y la defensa. Esto puede requerir una nueva forma de pensar acerca de lo que los asistentes realmente necesitan y cómo ofrecérselo.

La Conexión Crítica Entre Emoción y Diseño de Eventos

La teoría de los cuatro aspectos fue desarrollada por Paul Lawrence y Nitin Nohria y articulada en su libro del año 2002, Driven: How Human Nature Shapes Our Choices la traducción sería «Cómo la Naturaleza Humana da forma a Nuestras Decisiones».

¿Cómo planificar Eventos que llenen las Necesidades Emocionales de los Asistentes?

¿Qué tipos de programa y actividades pueden implementar los planificadores de eventos para atender a los cuatro aspectos anteriormente mencionados?

Adquisición

Los seres Humanos de acuerdo a Lawrence y Nohria, no solamente desean bienes materiales, sino también cosas inmateriales como estatus, poder e influencia. Las Conferencias de las Asociaciones hacen un buen trabajo en este sentido ya que mejoran la posición de los asistentes (principalmente los miembros) elevándola mediante el otorgamiento de premios (Planificador del Año, Estrella Ascendente, Mejor Profesional menor de 30 años, etc…), los hacen miembros de juntas consultivas y les proveen de espacios para hablar en el programa de la conferencia. Además hay otros tipos de regalos materiales que crean emoción y que sirven como reconocimiento que los planificadores de eventos también deben considerar tales como:

• Nada supera a una buena bolsa, especialmente cuando está rellena con elementos útiles como una batería para cargar el móvil o audífonos provistos por los patrocinadores.
• Pruebe el CROWSOURCING de ideas antes del evento dándole importancia públicamente a los que contribuyan. Algunas plataformas de crowdsourcing permiten a los participantes “votar” por las contribuciones.
• Implemente algunos juegos y recompense a los jugadores con visibilidad en una tabla de posiciones, insignias digitales y premios reales.
• Trate de conseguir de los asistentes su participación con gran contenido, buenas ideas y mucha influencia en las redes sociales durante el evento, destaque la participación mediante un Social Wall y destaque a los que más participen.

Vinculación

Conferencias, ferias comerciales y reuniones están hechas a medida para fomentar las relaciones y facilitar la interacción con las personas. Algunos soportes tradicionales para ayudar a los asistentes incluyen eventos deportivos, como torneos de golf o carreras/paseos de 5 Km, campañas de responsabilidad social corporativa (construcción de casas o relleno de mochilas con material escolar), y eventos específicos de networking de muchos tipos.

Pero en el nuevo mundo de los eventos, hay otra cantidad de experiencias de vinculación que los planificadores pueden emplear en sus eventos:

• Trate de dividir a los asistentes con intereses similares en «equipos» para navegar por su evento «juntos» e informar al grupo cuando los miembros del equipo se separen para asistir a una presentación específica.
• Para reuniones regionales o locales, permita a los asistentes traer sus perros. Esto suena a locura, pero es una forma increíble de romper el hielo fuera del espacio del evento y puede ayudar a unir más rápidamente a las personas introvertidas dentro del evento.
• Cree más intimidad con varios espacios para sentarse en sofás confortables, micro sesiones (como CAMPFIRES) y formatos de sesión informales. Es mucho más fácil unir cuando hay menos gente en el grupo.
• Las aplicaciones móviles de emparejamiento no unen literalmente a la gente, pero son precursoras de la interacción. Sin estas apps se deja “trabajar a la multitud” a su aire y esto no es muy efectivo en los eventos muy grandes. 

Aprender

Prácticamente todas las encuestas que se hayan hecho acerca de por qué la gente va a conferencias dan la misma respuesta; La gente va a las reuniones para aprender. Por lo tanto, tiene sentido que los planificadores dediquen la parte de sus esfuerzos de programación en ofrecer contenido atractivo, nuevo y evocador. Pero Lawrence y Nohria definen el aprendizaje como la exploración de nuevas áreas de la vida, la práctica de nuevas habilidades y la satisfacción de nuevas curiosidades, que para los planificadores, puede ser una licencia para implementar excelentes sesiones de educación dentro del evento, por ejemplo:

• La artesanía y los juguetes se pueden utilizar para encender las neuronas y conexiones cerebrales y hacer que los asistentes piensen de maneras innovadoras representando un nuevo paisaje para el aprendizaje en los eventos, especialmente teniendo en cuenta la tendencia de «Hacer» de la última década.
• Los debates sobre temas tales como la elaboración de vinos, la agricultura ecológica o los libros que se desvían de la tarifa estándar de la conferencia pueden ser profundamente satisfactorios y memorables para muchos asistentes.
• Las presentaciones pueden ser aburridas. En su lugar, acabe con ellas por completo. Entregue el contenido a los asistentes por adelantado y utilice el tiempo, antiguamente conocido como una sesión, para discutir y compartir ideas sobre el tema.

Defenderse

Los planificadores de eventos deben evitar que el factor defensa sea activado entre los asistentes porque es un factor de estrés. Los planificadores pueden tomar algunas medidas para proteger a sus clientes asistentes y reducir su necesidad de defenderse de varias maneras:

• La seguridad personal es un factor enorme. Los planificadores pueden hacer más para evitar que los actores peligrosos adquieran acceso a los espacios de reunión, pero también pueden tomar medidas para hacer que los eventos sean más inclusivos con respecto a las personas con discapacidades, alergias alimentarias potencialmente mortales o enfermedades mentales.
• La seguridad cibernética es y seguirá siendo una amenaza para las reuniones. Los planificadores deben comenzar a implementar medidas anti-piratería y capacitación de los asistentes para minimizar el riesgo y seleccionar tecnologías de eventos que cumplan con los estándares de seguridad aceptables, especialmente con respecto a la información de pago y de los datos personales.
• Tenga «la charla» con centros de conferencias, hoteles, restaurantes y los lugares fuera del sitio de reunión y deje que sus asistentes sepan que usted está haciendo todo lo posible para asegurar su seguridad.

La emoción, ejemplificada por las cuatro unidades clave es una parte integral del diseño de la experiencia. Los Planificadores de eventos que buscan crear experiencias más convincentes tienen la necesidad de integrar los cuatro elementos en el diseño de sus eventos. Cuando lo hacen, de acuerdo con la teoría de cuatro unidades, los asistentes no sólo asistirán, sino que buscarán activamente eventos que satisfagan sus necesidades.

Via | Blog Eventmobi