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Acerca de Carlos Escribano

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.

Planificación de eventos al aire libre: 8 Consideraciones prácticas

Ahora que el calendario ha pasado la temporada de Pascua y el clima más cálido está regresando, sus asistentes acogerán con beneplácito la oportunidad de pasar algún tiempo al aire libre. Trasladar al grupo al aire libre, por poco que sea, dará un aire fresco a lo que sería una de tantas de monótonas reuniones de interior. Incluso si el evento completo no puede estar al aire libre, usted puede organizar un descanso al aire libre, aperitivos, almuerzo, cena, conciertos u otros entretenimientos que ocurran fuera en un clima más agradable.

 

Aquí hay 8 consideraciones prácticas que deben ser incorporadas en su plan para eventos al aire libre:

 
Tener un plan de respaldo

 

Suena bastante básico, pero este fundamental y es frecuentemente ignorado.

Un enfoque para un plan de respaldo es una agenda flexible. Programe el componente al aire libre para la mañana o, para un evento de varios días, prográmelo el primer día. Si la madre naturaleza no coopera, entonces puede cambiar las sesiones al aire libre a la tarde u otro día.

 

Seleccione una ubicación con espacios interiores y exteriores

 

Los mejores ejemplos incluyen un lugar al aire libre con uno interior como un chalet, anfiteatro interior o auditorio. Reserve ese espacio y úselo como respaldo en caso de lluvia.

 

En ocasiones anteriores, mi empresa ha planeado cenas de playa para eventos corporativos en destinos de sol. Por desgracia, algunos hoteles y complejos turísticos en caso de lluvia no han sido capaces de adaptarse a tiempo para reorganizar y  pasar a una sala de interior. En otras ocasiones hemos elegido lugares de interior sin un cuarto muro. Esto proporcionó una gran vista del aire libre así que los participantes consiguieron lo mejor de ambos mundos y permanecían secos.

 

Haga preguntas sobre los toques de queda

 

Algunos lugares al aire libre que están cerca de zonas residenciales tienen toques de queda para que la comunidad local no se moleste después de una hora determinada. Asegúrese de averiguar sobre los toques de queda y tener un regulador en su evento. Si las sesiones se atrasan, puede que tenga que terminar el evento antes de que se haya completado la agenda completa.

 

 

Asegúrese de hacer un arreglo para la cubierta protectora

 

La expresión “correr a cubierto” se usa a menudo para referirse a la reacción a un aguacero repentino. En los días calurosos o en lugares con temperaturas extremas como el desierto, proporcionar cobertura y protección del sol es importante.

 

Considere los toldos sobre las mesas o una marquesina. Recuerde, las carpas no se pueden pedir en el último minuto. Los planificadores de eventos deben pedirlos con anticipación y necesitan estar preparados y listos para usar.

 

En entretiempo pida a los participantes que vengan preparados para los cambios en las condiciones climáticas

 

Por ejemplo, en la primavera y el otoño, recuerde que el clima puede cambiar repentinamente les pide que traigan calzado apropiado, abrigos, sombreros, mitones, calcetines extra, y una bolsa de plástico para ropa de ropa mojada.

 

 

Guarde un kit de emergencia a mano

 

Al planear eventos al aire libre aumenta el número de cosas que podrían salir mal. Asegúrese de prepararse para lo inesperado. Lleve siempre extra de protector solar, repelente de insectos, loción para picaduras, paraguas y ponchos de lluvia. Recuerde a los participantes que deben empacar un par de calcetines extra y una bolsa de plástico para ropa mojada.

 

Seleccione las actividades que funcionarán bien tanto en interior como al aire libre

 

No hay nada peor que conseguir que un grupo se interese y espere una actividad específica y luego cancelarla. Por ejemplo, una empresa que crea eventos que reúne a los compradores con proveedores tenía en su agenda una competencia de castillo de arena. Los participantes estaban realmente deseando esta actividad pero cuando llegó la lluvia fue cancelada y la actividad que la sustituía no era tan atractiva. Con una planificación cuidadosa, se podría haber encontrado un enfoque para llevar este evento al interior o una actividad que tuviera menos riesgo de ser cancelada.

 

Con una planificación cuidadosa, los planificadores de eventos pueden evitar muchas de las trampas de los eventos al aire libre y asegurarse de que todo el mundo tiene una excelente experiecia.

 

Pida a los participantes que comuniquen cualquier malestar inmediatamente y estén preparados para cambiar su plan

 

Una vez organicé un evento en la primavera que involucró una fogata al aire libre. Estaba lo suficientemente caliente, pero, por desgracia, en el momento en que llegamos a la fogata en la noche, el suelo estaba empapado. A los participantes se les había pedido que usaran botas y calcetines calientes pero, a pesar de nuestros recordatorios, muchos se presentaron con sólo zapatos para correr. En lugar de continuar con el plan cuando tanta gente no estaba preparada, la mejor alternativa era ofrecer a la gente la oportunidad de cambiar su calzado húmedo y calcetines y dirigirse a un salón con una chimenea que habíamos reservado como respaldo.

 

Todos estos consejos funcionarán en tándem para salvar eventos al aire libre y asegurar que el participante disfrute del evento y regrese a casa con gran ánimo.

 

Via | Blog Eventmobi

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.

7 recomendaciones para convertir a los ponentes en patrocinadores de su evento

Con cada vez más organizadores de conferencias y eventos compitiendo para atraer participantes, es importante utilizar todas las estrategias disponibles para “difundir la palabra”.

 

Los Ponentes de conferencias y eventos son un recurso en gran parte inexplorado.

 

Muchos oradores principales y líderes de opinión de sesiones temáticas tienen redes extensas y activas, tanto en las redes sociales como fuera de ellas. Al disponer de  la ayuda de los Ponentes para llegar a sus conexiones existentes, los planificadores de eventos pueden aprovechar una enorme cantidad de potenciales asistentes.

 

Aquí hay 7 formas de involucrar a los Ponentes en la comercialización previa al evento. Independientemente de las estrategias que elija, es extremadamente importante especificar exactamente lo que se espera en los contratos de los Ponentes y los acuerdos con los facilitadores.

 

1. Compartir contenido

A medida que publique información sobre el evento en las redes sociales, a través del correo electrónico y de otros canales, pida a los Ponentes que lo compartan. Las oportunidades de cautivar a sus seguidores son infinitas.

 

Los Ponentes pueden retuitear  el contenido, darle me gusta así como comentarlo en LinkedIn y Facebook.  Se tarda unos segundos, pero el “engagement” de las redes sociales garantiza que su contenido se distribuirá a un público cada vez más amplio.

2. Entrevistas antes del Evento

Alguien de su organización puede entrevistar a cada orador y facilitador y los posibles participantes pueden hacer preguntas. YouTube en vivo funciona bien, ya que es interactivo. Las llamadas de Skype también se pueden grabar.

 

Los vídeos permanecen en línea como herramientas promocionales que pueden ser compartidas en las redes sociales o incorporadas a páginas web o publicaciones de blog.

3. Twitter chats

Los chats en Twitter son algunas de las maneras más eficaces de “difundir la palabra” sobre las conferencias. Para utilizarlos con eficacia, su red de contactos debe estar en su lugar antes de que lo necesite.

 

Cree un hashtag personalizado para su organización o evento. Úselo para compartir contenido en Twitter y para recibir chats de Twitter regularmente. Incluso si sus chats son sólo una vez al mes, puede cambiar a chats semanales con ponentes y facilitadores cuando la comercialización de eventos se inicia en alta velocidad.

4. Publique en los Blogs de sus Ponentes

Como mínimo, organice un almuerzo de llegada o té (con una orientación), una recepción de bienvenida, una excursión de grupo y una cena de grupo en la última noches.

5. Sesiones Pre-Evento de “Pregunte al Ponente”

Las sesiones de preguntas al Ponente pueden tener lugar en una variedad de plataformas. Facebook Live, Google Hangouts, y en cualquiera de las plataformas de Webinar existentes.

 

Esto crea “Engagement” porque convierte a los asistentes en participantes.

 

 

6. Utilice video clips promocionales

Con un enfoque creativo el vídeo tiene el poder de convertirse en viral. Haga un vídeo que sea inteligente y optimista. Incluya en sus vídeos tomas de sus Ponentes.

 

Comparta el vídeo tanto en las redes sociales como por otros medios. Cree campañas en Youtube hacia su público objetivo y que aparezcan estos vídeos justo antes que la gente desee reproducir contenido.

 

Una vez que tenga los vídeos, definitivamente haga un tweet con ellos.

 

 

7. Obtenga la ayuda de los Ponentes en sus campañas de corre electrónico para enviarlo a sus Bases de Datos

Prepare artículos breves y piezas promocionales y pida a los Ponentes que las incluyan en sus propias campañas de correo electrónico.

En resumen

Los Ponentes  pueden ser los mejores promotores de eventos si les permiten saber qué se espera de ellos y encontrar estrategias efectivas para usarlos.

Pueden ayudar a crear entusiasmo para su evento y “difundir la palabra” entre sus redes de seguidores.

Via | Blog Eventmobi

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.

Optimiza tu tiempo en la organización de Eventos

En la actualidad, a la hora de llevar a cabo la organización de eventos, algunas grandes corporaciones y muchas agencias de eventos,  a pesar de su notable desarrollo tecnológico en muchas áreas de su negocio, utilizan tecnologías como las hojas de cálculo para controlar las invitaciones que realizan a sus eventos y programas de correo electrónico convencionales para manejar el envío de correspondencia masiva a sus invitados. Estas herramientas del día a día consiguen realizar el trabajo pero los organizadores de eventos tardan horas y más horas lidiando con problemas como:

  • Diseño uniforme de las comunicaciones
  • Mantenimiento de la integridad de la información en la Base de Datos
  • Envío de correos y espera de contestación sin ninguna traza de lo que ocurre con esos correos
  • Algunos se atascan lidiando con las excepciones tales como: direcciones de correo incorrectas o no actualizadas
  • Produciendo las acreditaciones, imprimiendo y colocándolas en las fundas que se entregarán cuando lleguen los invitados
  • Controlando manualmente a los asistentes o mediante un Excel a su llegada.

 

¿Cómo hacen los más innovadores  para realizar el mismo trabajo?

 

La mayoría de los eventos  tienen muchas variaciones:t-ev-3

Debido a todas estas variaciones hacen falta herramientas y métodos.  Una plataforma en donde se integren los diversos elementos de manera que los planificadores de evento puedan hacer rendir el elemento más valioso que manejan: el tiempo.

A continuación os mostramos qué elementos son los que debéis buscar a la hora de optimizar vuestro flujo de trabajo antes del evento. Lo ideal sería utilizar una sola herramienta que pueda cubrir las siguientes características:

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La mejor solución sería utilizar una plataforma SaaS (Software como Servicio), con pequeños pagos mensuales o por eventos, esto nos dará mayor flexibilidad para afrontar los eventos del año.

 

Una vez cubiertos estos elementos con las herramientas designadas ya estamos encaminados a cambiar la experiencia de preparación del evento y optimizar el trabajo del equipo para que esta gestión nos quite el menos tiempo posible.

Carlos Escribano es Design & Communication Manager de Orquidea Technology Group, con más de 2 años de experiencia en el diseño y creación de Apps para Eventos. Participa activamente en como asesor de éxito en las Apps para Eventos que desarrollamos alrededor del mundo.