Archivos mensuales: Enero 2017

Eventos y experiencias que activan la Emoción

Se ha escrito mucho acerca de los eventos relacionados con experiencias, aquellos que se esfuerzan por unir a los asistentes con la marca corporativa o con los organizadores del evento, creando emoción y sumergiéndolos en experiencias divertidas y atractivas. Pero, hay más en la creación de experiencias que proveer diversión. Para conectar de verdad con una audiencia, el evento tiene que llegar a las profundidades de las emociones humanas abarcando cuatro aspectos claves: la adquisición, la vinculación, el aprendizaje y la defensa. Esto puede requerir una nueva forma de pensar acerca de lo que los asistentes realmente necesitan y cómo ofrecérselo.

 

 

La Conexión Crítica Entre Emoción y Diseño de Eventos

 

La teoría de los cuatro aspectos fue desarrollada por Paul Lawrence y Nitin Nohria y articulada en su libro del año 2002, Driven: How Human Nature Shapes Our Choices la traducción sería “Cómo la Naturaleza Humana da forma a Nuestras Decisiones”.

 

 

 

¿Cómo planificar Eventos que llenen las Necesidades Emocionales de los Asistentes?

 

¿Qué tipos de programa y actividades pueden implementar los planificadores de eventos para atender a los cuatro aspectos anteriormente mencionados?

 

Adquisición

 

Los seres Humanos de acuerdo a Lawrence y Nohria, no solamente desean bienes materiales, sino también cosas inmateriales como estatus, poder e influencia. Las Conferencias de las Asociaciones hacen un buen trabajo en este sentido ya que mejoran la posición de los asistentes (principalmente los miembros) elevándola mediante el otorgamiento de premios (Planificador del Año, Estrella Ascendente, Mejor Profesional menor de 30 años, etc…), los hacen miembros de juntas consultivas y les proveen de espacios para hablar en el programa de la conferencia. Además hay otros tipos de regalos materiales que crean emoción y que sirven como reconocimiento que los planificadores de eventos también deben considerar tales como:

 

  • Nada supera a una buena bolsa, especialmente cuando está rellena con elementos útiles como una batería para cargar el móvil o audífonos provistos por los patrocinadores.
  • Pruebe el CROWSOURCING de ideas antes del evento dándole importancia públicamente a los que contribuyan. Algunas plataformas de crowdsourcing permiten a los participantes “votar” por las contribuciones.
  • Implemente algunos juegos y recompense a los jugadores con visibilidad en una tabla de posiciones, insignias digitales y premios reales.
  • Trate de conseguir de los asistentes su participación con gran contenido, buenas ideas y mucha influencia en las redes sociales durante el evento, destaque la participación mediante un Social Wall y destaque a los que más participen.

 

Vinculación

 

Conferencias, ferias comerciales y reuniones están hechas a medida para fomentar las relaciones y facilitar la interacción con las personas. Algunos soportes tradicionales para ayudar a los asistentes incluyen eventos deportivos, como torneos de golf o carreras/paseos de 5 Km, campañas de responsabilidad social corporativa (construcción de casas o relleno de mochilas con material escolar), y eventos específicos de networking de muchos tipos.

 

Pero en el nuevo mundo de los eventos, hay otra cantidad de experiencias de vinculación que los planificadores pueden emplear en sus eventos:

 

  • Trate de dividir a los asistentes con intereses similares en “equipos” para navegar por su evento “juntos” e informar al grupo cuando los miembros del equipo se separen para asistir a una presentación específica.
  • Para reuniones regionales o locales, permita a los asistentes traer sus perros. Esto suena a locura, pero es una forma increíble de romper el hielo fuera del espacio del evento y puede ayudar a unir más rápidamente a las personas introvertidas dentro del evento.
  • Cree más intimidad con varios espacios para sentarse en sofás confortables, micro sesiones (como CAMPFIRES) y formatos de sesión informales. Es mucho más fácil unir cuando hay menos gente en el grupo.
  • Las aplicaciones móviles de emparejamiento no unen literalmente a la gente, pero son precursoras de la interacción. Sin estas apps se deja “trabajar a la multitud” a su aire y esto no es muy efectivo en los eventos muy grandes.

 

 

Aprender

 

Prácticamente todas las encuestas que se hayan hecho acerca de por qué la gente va a conferencias dan la misma respuesta; La gente va a las reuniones para aprender. Por lo tanto, tiene sentido que los planificadores dediquen la parte de sus esfuerzos de programación en ofrecer contenido atractivo, nuevo y evocador. Pero Lawrence y Nohria definen el aprendizaje como la exploración de nuevas áreas de la vida, la práctica de nuevas habilidades y la satisfacción de nuevas curiosidades, que para los planificadores, puede ser una licencia para implementar excelentes sesiones de educación dentro del evento, por ejemplo:

 

  • La artesanía y los juguetes se pueden utilizar para encender las neuronas y conexiones cerebrales y hacer que los asistentes piensen de maneras innovadoras representando un nuevo paisaje para el aprendizaje en los eventos, especialmente teniendo en cuenta la tendencia de “Hacer” de la última década.
  • Los debates sobre temas tales como la elaboración de vinos, la agricultura ecológica o los libros que se desvían de la tarifa estándar de la conferencia pueden ser profundamente satisfactorios y memorables para muchos asistentes.
  • Las presentaciones pueden ser aburridas. En su lugar, acabe con ellas por completo. Entregue el contenido a los asistentes por adelantado y utilice el tiempo, antiguamente conocido como una sesión, para discutir y compartir ideas sobre el tema.

 

 

Defenderse

 

 

Los planificadores de eventos deben evitar que el factor defensa sea activado entre los asistentes porque es un factor de estrés. Los planificadores pueden tomar algunas medidas para proteger a sus clientes asistentes y reducir su necesidad de defenderse de varias maneras:

 

  • La seguridad personal es un factor enorme. Los planificadores pueden hacer más para evitar que los actores peligrosos adquieran acceso a los espacios de reunión, pero también pueden tomar medidas para hacer que los eventos sean más inclusivos con respecto a las personas con discapacidades, alergias alimentarias potencialmente mortales o enfermedades mentales.
  • La seguridad cibernética es y seguirá siendo una amenaza para las reuniones. Los planificadores deben comenzar a implementar medidas anti-piratería y capacitación de los asistentes para minimizar el riesgo y seleccionar tecnologías de eventos que cumplan con los estándares de seguridad aceptables, especialmente con respecto a la información de pago y de los datos personales.
  • Tenga “la charla” con centros de conferencias, hoteles, restaurantes y los lugares fuera del sitio de reunión y deje que sus asistentes sepan que usted está haciendo todo lo posible para asegurar su seguridad.

 

La emoción, ejemplificada por las cuatro unidades clave es una parte integral del diseño de la experiencia. Los Planificadores de eventos que buscan crear experiencias más convincentes tienen la necesidad de integrar los cuatro elementos en el diseño de sus eventos. Cuando lo hacen, de acuerdo con la teoría de cuatro unidades, los asistentes no sólo asistirán, sino que buscarán activamente eventos que satisfagan sus necesidades.

 

Via | Blog Eventmobi

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Eventmobi premiada como la Mejor Aplicación Móvil, en los Readers ‘Choice Awards.

mejor aplicaciónPor segundo año consecutivo, EventMobi ha sido seleccionado por los lectores de Meetings + Incentive Travel (M + IT) como la Mejor Aplicación Móvil en los Readers ‘Choice Awards de la revista.

 

¡Ha sido un gran mes para nosotros! Tras los premios Event Technology Awards y los premios Deloitte Fast50 y Fast500, descubrimos que hemos ganado otro premio.

 

Es un gran honor ya que este premio se decide por la industria canadiense de eventos, clientes y comunidad de Eventmobi.

 

La encuesta de M + IT Readers ‘Choice solicita a los organizadores de eventos, conferencias y viajes de incentivos qué hoteles, lugares y proveedores de servicios de reuniones superaron sus expectativas en el último año. Todos los nominados en cada categoría fueron incluidos en una encuesta on-line. Un impresionante número de 2.195 lectores de la revista y sus socios de la industria de eventos votaron entre el 23 de septiembre y el 10 de octubre de 2016, y EventMobi salió en cabeza.

 

Estamos muy felices y agradecidos a nuestros clientes y a la comunidad de eventos que, por una vez más, nos han escogido como la Mejor App para Eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Recomendaciones para reducir el estrés de los Planificadores de Eventos

Año tras año, encuesta tras encuesta, los planificadores de eventos han ganado una reputación como una de las 10 profesiones más estresantes. Cuando uno considera el hecho que las otras ocupaciones que completan esa lista envuelven situaciones de vida o muerte, es por lo tanto innecesario. ¿Por qué planificar eventos debería ser tan estresante como ser un militar, un policía, trabajar en un hospital o pilotar un avión?¿Cómo se podría reducir el estrés?

Echemos un vistazo a las razones de por qué la organización de eventos es tan estresante y veamos algunas estrategias para prevenir y recuperarse del estrés y el agotamiento.

 

Una mentalidad que produce estrés.

 

Hay una serie de factores que contribuyen a generar altos niveles de estrés para los planificadores de eventos. Para invertir esto deberá realizar un cambio drástico en su mentalidad.

  1. Falta de consideración básica.

Dado que las situaciones que enfrentan los planificadores de eventos no son peligrosas para la vida, ¿por qué casi todas las solicitudes tienen que ser “urgentes?” Las peticiones de última hora y la urgencia crean un ambiente de olla a presión. No es de extrañar que los profesionales de la industria de eventos estén bajo estrés.

La parte desafortunada sobre esto es que una vez que todo el mundo se apresura a preparar reuniones y dar información a las partes que lo han solicitado, la toma de decisiones se arrastra por semanas, a veces meses.

 

Escenario: Hace poco hablé con un profesional de la industria de eventos que recibió una solicitud urgente cuando estaba disfrutando de unas merecidas vacaciones junto a su familia. Dejó claro que estaba de vacaciones y que volvería el lunes. La respuesta fue que si la propuesta no era recibida el jueves, no se consideraría. El planificador de eventos tomó tiempo lejos de su familia para presentar la propuesta antes de la fecha límite. Seis semanas más tarde, todavía no había ninguna decisión.

Claramente, la solicitud no era realmente urgente.

 

Solución: Respete a sus colegas y no haga demandas irrazonables que hagan que aparezca la presión. Antes de etiquetar una propuesta o solicitud de información como “urgente”, aclare el calendario real para la toma de decisiones.

Cuando reciba una solicitud urgente, tómese el tiempo para determinar si es realmente urgente. Esto puede implicar una breve conversación con la persona encargada. Cuando usted hace una demanda urgente a un hotel u otros proveedores lo que estará haciendo será intensificar el nivel de tensión en una industria ya estresada.

 

  1. No establecer límites.

En el mundo de los eventos hay un fracaso para establecer los límites. Jefes y compañeros hacen peticiones poco razonables después de horas y en plazos ajustados, e incluso en fines de semana. Esto se percibe como “una parte de hacer negocio.” De hecho, los individuos que intentan fijar límites tienden a ser etiquetados como “inflexibles”.

 

Solución: Comience a establecer límites con socios, jefes y clientes. Irá poco a poco al principio pero es posible entrenar a los que te rodean para que dejen de hacer demandas irrazonables.

 

  1. El cliente siempre tiene la razón.

Esta mentalidad da como resultado intentar satisfacer las solicitudes irrazonables y no poder establecer límites. Se espera que obtengamos el mismo resultado en una fracción de tiempo más pequeña. Si dos días es realmente lo que se necesita para una agenda, la solicitud es comprimirla en un día. Si una hora es un plazo razonable para realizar un ejercicio en una conferencia, la expectativa es lograr los mismos resultados en 15 minutos. Las sesiones son cada vez más cortas y conducen al estrés a los planificadores de eventos, presentadores y participantes.

 

Solución: Si el cliente ya lo sabe todo, ¿por qué necesitan su experiencia? Lo contrataron por su experiencia, no sólo para implementar un plan fallido. No tenga miedo de compartirlo y sugerir alternativas más razonables.

 

  1. Cambiar por el bien del cambio.

Esta es una de las mayores fuentes de estrés dentro de nuestra industria. ¿Cuántas veces se tiene que cambiar un plan de viaje, cambiar los temas de una agenda o reimprimir el material porque el contenido ha cambiado? Demasiado a menudo.

 

Solución: Haga que los plazos sean claros para todos. . Definitivamente dé a las sedes y a las empresas de catering lo que ellos necesitan en términos de números finales. No pueden hacer su trabajo de otra manera. Trabaje con lugares que acepten cambios en las listas de habitaciones con las fechas más cercanas a la fecha del evento. Programe la impresión durante uno o dos días antes de una reunión. Esto es mucho menos estresante que cambiarlos una y otra vez.

 

Estos cambios bastante simples en la forma de pensar pueden hacer toda la diferencia en la profesión y hacer que los niveles de estrés vayan más acordes con el enfoque central de la profesión.

 

  1. Abundancia o escasez

Durante los tiempos de prosperidad, los planificadores de eventos están muy ocupados. En períodos de incertidumbre o de desaceleración económica, los planificadores de eventos suelen estar entre los primeros en ser despedidos. Esto conduce a cierta inseguridad. Contribuye a una mentalidad en la que los planificadores de eventos sienten que no pueden rechazar el trabajo o delegarlo a otros. También hay una tendencia a asumir proyectos que realmente no están en su área de especialización. Los planificadores de eventos internos sienten que no pueden negociar cuando las demandas de carga de trabajo no son razonables. El resultado es exagerarse a sí mismo y conducirse al agotamiento.

 

Solución: Estamos de nuevo en un período de incertidumbre global por lo que es importante darnos cuenta de que tratar de abarcar todo para todas las personas no sirve a nadie. Hay una necesidad de identificar las competencias básicas, establecer límites y delegar otros proyectos que no están dentro de su especialidad.

 

 

Prevención del estrés

Antes de los eventos:

  • Haga de su cuidado personal una prioridad. Preste atención a su alimentación y haga ejercicio regularmente.
  • Descanse lo suficiente, relájese, tome vacaciones y dedique tiempo a sus hobbies y a su familia.
  • En los eventos, reserve su alojamiento en zonas distintas a las de los participantes para poder relajarse cuando no esté trabajando.
  • Llegue al evento uno o dos días antes del evento si es un sitio que no conoce. Esto hará que puedas probar la logística y descansar antes del evento.
  • Contrate suficiente personal para manejar la carga de trabajo. Ahorrar dinero nunca debe ser a expensas de su salud o la salud de su personal.
  • Especialmente para conferencias y otros eventos de varios días, insista en comidas y bocadillos saludables para usted y el resto de la los trabajadores del evento.
  • Reemplace la cafeína, los refrescos y el alcohol por abundante agua y zumos frescos.

 

Durante el evento:

  • Incluso si usted es un planificador de eventos independiente, no tiene porque ser un hombre o mujer orquesta. Contrate a un miembro del personal del hotel fuera de servicio para ayudar con la configuración, gestionar el escritorio de bienvenida o hacer de enlace con los distintos departamentos cuando haya solicitudes especiales o desafíos logísticos.
  • Trabaje con márgenes. Deje un poco de hueco en las agendas para que pueda integrar lo inesperado sin ocasionar grandes problemas. Los clientes siempre tratan de compactar al máximo una agenda. Aquí es donde se establecen los límites.
  • Programe las pausas para su equipo y asegúrese de tomar las suyas. (Los salones para los equipos del evento pueden ser muy provechosos, incluso si son pequeños).

 

Después de los eventos:

Es fácil sentirse despierto y refrescado cuando la adrenalina está bombeando. Pero una vez que regrese a casa, el jet lag y el cansancio extremo aparece

  • Permítete tiempo suficiente para la recuperación. Esto puede significar pasar una noche extra en el hotel en vez de conducir a casa agotado y poder tener un accidente. Puede darse un masaje, pasar tiempo en la bañera de hidromasaje o váyase a la cama temprano.
  • Llegue a casa al día siguiente después de descansar.
  • En lugar de aceptar asignaciones consecutivas, programe los días de descanso después de los eventos importantes.
  • Permanezca en un destino por unos cuantos días más para relajarse, descansar y explorar un poco los sitios de ocio. El viaje es un beneficio que la industria ofrece. Descubrir nuevos lugares y culturas puede ser muy estimulante.

 

Via | Blog Eventmobi

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.