Archivos mensuales: Noviembre 2016

Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Orquidea Technology Group y EventMobi juntos en IBTM 2016.

Visítanos en el stand O132 dentro de Fira de Barcelona del 29 de Noviembre al 1 de Enero en IBTM.

 

El IBTM es la principal feria dedicada al sector de conferencias, incentivos, eventos, viajes de negocios y congresos. Esta feria se celebrará entre los próximos días 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2016, en las instalaciones de la Fira de Barcelona.

 

El perfil de los visitantes y asistentes de la feria IBTM 2016 son ejecutivos responsables de la organización de viajes de negocio, congresos, conferencias, eventos y viajes de incentivos. Entre ellos destacan: Agencias, asociaciones, grandes empresas y organizaciones profesionales de conferencias (PCO). Los profesionales del sector de congresos visitan IBTM para conocer los productos, servicios, destinos y tendencias más recientes.

 

No faltes a esta cita, ¡Te esperamos!

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Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

EventMobi gana el premio a la mejor aplicación de eventos 2016.

Eventmobi recibe el premio a la mejor App para eventos 2016 en el Event Technology Awards UK celebrado en Londres el miércoles 9 de noviembre de 2016.

Eventmobi fue seleccionada como la mejor aplicación de eventos del año y juzgado por algunos de los líderes más influyentes e innovadores en la industria de eventos.

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Junto a un grupo impresionante de candidatos, estamos muy contentos de recibir este premio. Reconocido por el Éxito del evento The Peak Launch organizado por Virgin Holidays el año pasado, el premio reconoció cómo el uso de una aplicación de eventos permite al planificador crear una experiencia personalizada para sus asistentes como una forma de impulsar el compromiso y agilizar la comunicación.

 

Este año, el jurado estaba compuesto por una lista de las personas más importantes de la industria como David Adler, CEO y Fundador de BizBash, Dahlia Gazzar, John Federico CEO de Event Tech Podcast, Julius Solaris Jefe editor de Event Manager Blog , Liz King, Michelle Bruno, Miguel Neves de IMEX y Mark Bannister, Director Técnico de George P. Johnson.

 

A través de nuestra creciente red de socios, EventMobi tiene un alcance global. Actualmente se utiliza en más de 72 países y en 24 idiomas diferentes. Las empresas de marketing y gestión de eventos que quieren flexibilidad y personalización, gracias a nuestra plataforma continúan ofreciendo increíbles experiencias digitales para sus clientes.

 

¿Está interesado en saber por qué EventMobi obtuvo la mejor aplicación para eventos y cómo podemos ofrecerle creatividad y control sin precedentes para su próximo evento? Obtenga más información acerca de nuestra última versión de producto que ofrece el control de diseño definitivo a una plataforma de aplicaciones de eventos, Advanced Designer.

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Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Recomendaciones para mejorar las Encuestas del Evento

¿Cómo prevenir que envíes las peores Encuestas para Eventos de la Historia?

El feedback que los organizadores de eventos obtienen de las encuestas para eventos, de las evaluaciones a las sesiones y de las votaciones en vivo son cruciales para acentuar lo positivo y erradicar lo negativo para futuros eventos. Pero si la información obtenida en las encuestas es basura, también lo serán las proposiciones que se deriven de estas. Si usted no hace buenas preguntas a los asistentes no obtendrá buenas respuestas. Aquí recomendamos algunas reglas básicas.

 

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Las mejores prácticas se inclinan hacia la brevedad, claridad y relevancia en las encuestas para eventos. Por ejemplo:

  1. Mantenga las preguntas cortas. Los asistentes no estarán mucho tiempo leyendo los detalles de las preguntas que vayan surgiendo. Los porcentajes de respuesta de las preguntas post-evento ya están por debajo del 10%, así que hay que hacerlo fácil.

 

  1. Varíe los tipos de preguntas para hacer la encuesta más interesante en general. Use matrices, respuestas de selección múltiple, respuestas de si o no y trate de evitar las preguntas abiertas tipo ensayo (especialmente cuando se hacen desde dispositivos móviles).

 

 

  1. Incluya una pregunta que permita calificar de manera general el evento. Las respuesta a esta pregunta puede proporcionar a los planificadores una referencia fácil de cómo se percibe el evento.

 

  1. Para las preguntas en Vivo piense en los tipos de preguntas teniendo en cuenta cómo presentará los resultados. En un mundo que está enamorado de los elementos visuales, piense en los gráficos: de tarta, barras horizontales o verticales y cómo presentarlos de manera que sean significativas para los asistentes. No realice más de cuatro preguntas en vivo durante una sesión.

 

 

  1. Para evaluar las sesiones no utilice más de cinco preguntas.

 

  1. Si quiere evaluar un evento no utilice más de 12 preguntas, la tasa de respuesta de las encuestas de evaluación son extremadamente bajas.

 

 

  1. Mantenga las preguntas relevantes para todos los que respondan a la encuesta. Si no todos asistieron a una charla o comieron pollo entonces no pregunte a todos por lo mismo.

 

  1. Evite dirigir las respuestas. No influya en una respuesta manejando el lenguaje porque esto estará abonando el terreno para recibir respuestas poco fiables.

 

 

  1. Piense en sus prioridades. Si su organización tiene problemas urgentes para los cuales necesita respuestas, póngalos en la encuesta en lugar de las preguntas más generales.

 

  1. Dele visibilidad a sus encuestas. Si quiere que la gente las conteste puede contárselo a todos, explique la utilidad y planifique el tiempo para contestar dentro del tiempo del evento.

 

 

  1. Si tiene un evento de varios días vaya haciendo preguntas a lo largo del evento, no espere que termine la última sesión para preguntar por ello, el último día todos estarán apurados y querrán volver a casa.

 

  1. Si piensa que la gente va a contestar a posteriori sin ningún estímulo para ello, olvídelo porque no lo harán.Al final del día, escribir las preguntas más efectivas durante el evento (lo que significa no hacer La peor encuesta de la Historia) es una cuestión de precisión y velocidad, para ello debemos permitir que los asistentes respondan las mejores preguntas en la menor cantidad de tiempo. Una aplicación móvil le ayudará con este cometido, no solamente recopilando más datos, más rápidamente, sino también permitiendo tabular fácilmente las respuestas de manera rápida en una formato consistente que puede ser referenciado año tras año.

 

 

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Claves para Integrar Tecnología Emergente dentro de los Eventos

Desde los drones y la GoPro a la realidad aumentada y las impresoras 3D, nadie podría haber predicho la explosión sin precedentes en la tecnología de eventos. Dado el ritmo de los cambios tecnológicos en el espacio de eventos, tratar de mantenerse al día puede ser abrumador. ¿Cómo pueden los profesionales mantenerse al día con estos cambios y determinar las maneras más estratégicas de incorporar la tecnología emergente a sus eventos?

Tecnología Emergente

Aquí hay 8 claves para ayudarle a integrar con éxito la tecnología emergente en eventos corporativos, reuniones, conferencias y eventos de asociaciones.

 

  1. Monitorear y rastrear sistemáticamente las tendencias emergentes.

 

Las redes sociales es una de las formas más efectivas para aprender acerca de lo último y más nuevo en materia de tecnología para Eventos.

 

  • Una forma de mantenernos actualizados es monitorizar las discusiones en los grupos de LinkedIn. Aquí hay algunos grupos que están estrictamente dedicados a las redes sociales y a la tecnología en Eventos.
  • Siga los siguientes hashtags regularmente #eventprofs y #eventtech para encontrar artículos, publicaciones en blogs y anuncios acerca de la tecnología emergente.
  • Visite a los proveedores de tecnología para eventos en las ferias y conferencias y pídales que le agreguen a su lista de correos. Atienda a las competiciones de start-up en las ferias.
  • No se restrinja a ferias en la industria de los eventos. SXSW, GITEX y CES  son ejemplos de grandes ferias en donde tomar ideas interesantes.
  • Manténgase al corriente de las tendencias en las industrias de la música, el cine y la moda. A veces es donde surge la nueva tecnología.
  • Vigile las tendencias en otras partes del mundo, en particular Asia y Oriente Medio.

 

 

  1. Diseñe una estrategia ganadora para crear apoyo.

 

Aun si está pensando incorporar la tecnología emergente en sus eventos ( o en los de los clientes), los altos ejecutivos pueden no estar listos para intentar algo nuevo. Así que aquí está lo que le sugerimos:

 

  • Nunca se lance a la piscina. Si el enfoque que sugiere es completamente nuevo, es lo peor que puede hacer, ya que seguro que se encontrará una resistencia mayor.
  • Haga su Trabajo. Determine si los tomadores de decisiones han estado expuestos a algo similar.
  • Engrase el mecanismo. Mucho antes de presentar sus ideas traiga ejemplos de lo que otras organizaciones de la industria están haciendo.
  • Comparta con su Audiencia artículos y videos relevantes para despertar interés y curiosidad.

 

 

  1. Esté seguro que la tecnología escogida refuerza los objetivos de su Evento

 

La tecnología para Eventos es útil solamente si esta contribuye a que usted alcance los objetivos del Evento. Aquí hay algunos ejemplos:

 

 

Tecnología Emergente

 

 

 

  1. Considere el nivel de experiencia tecnológica de sus asistentes

 

Esto puede ser tan fácil como agregar unas dos o tres preguntas en el formulario del registro. Puede preguntar:

 

  • ¿Con qué frecuencia utiliza las redes sociales? Y proporcionar espacios para marcar Twitter, Instagram y Snapchat.
  • Preguntar si está familiarizado con alguna plataforma de tecnología en Eventos.

  1. Evalúe los datos Demográficos

 

En algunos países es ilegal preguntar acerca de la edad, pero usted puede usar ciertas preguntas como filtro. Por ejemplo provea listas de verificación y pregunte a los participantes:

 

  • ¿Cuánta experiencia de liderazgo de equipo tiene?
  • ¿Cuáles son tus géneros o grupos musicales favoritos?
  • ¿Series o Películas?

 

Use esta información para identificar preferencias de forma tal que pueda seleccionar temas, tecnología e incluso un plan de entretenimiento que muy probablemente este alineado con su audiencia.

 

  1. Seleccione un enfoque que se ajuste a su presupuesto

 

Si usted tiene un presupuesto alto, no se prive de nada. Pero aun con un presupuesto limitado, los drones o el mapping en 3D puede que no estén fuera de su alcance. Para un pequeño evento interno siempre hay soluciones muy maduras que pueden ajustarse a su presupuesto.

 

 

  1. Evite la trampa del “Sabor del Mes”

 

Aunque Pokémon GO sea el nuevo juguete del mes, puede que no sea la mejor elección para sus participantes. La gente un poco mayor puede preferir un Pac-Man (Come Cocos).

 

Si está pensando en gamificación, provea un breve formulario y dé a los participantes la oportunidad  de expresar si prefieren Pokémon, Pac-Man, Space Invaders, Monopoly u otros.

 

 

 

 

  1. Proporcione entrenamiento y apoyo

 

Utilice equipos de Soporte tecnológico, training corners y sesiones de grupo para preparar a los participantes y a los ponentes en sesiones que utilicen tecnología para eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.

Avance y organice eventos sin papel. Prepárese para usar tecnología para Eventos

Vamos a hablar de las principales razones por las que su empresa puede no estar caminando hacia eventos sin papel y soluciones sostenibles . Quizás se encuentre en un punto donde puede escoger entre contratar servicios tecnológicos que ayuden a este cometido o esperar a tener una razón para tener que hacerlo de manera inmediata.

 

Hay muchas razones por las cuales las empresas se encuentran vacilantes en adoptar una estrategia para organizar eventos sin papel a pesar de sus muchos beneficios: es ecológico, eficiente y, en la mayoría de casos, puede ahorrar dinero a su empresa.

Lo primero que hay que aprender es que la mayoría de las objeciones podrían ser cuestionadas y, en segundo lugar, que se podría incrementar un plan para no tener que llevar papel a través de un proceso gradual, dando pequeños pasos poco a poco.

 

Aquí presentamos algunas de las excusas más comunes a la hora de hablar sobre los eventos sin papel y qué puedes hacer para cambiarlo.

eventos sin papel

 

Es cierto que no todas las personas que participan en el evento tienen educación en el uso de la tecnología, pero esto está cambiando rápidamente. Es probable que debido al ritmo en que avanza la tecnología en muchas empresas y profesiones, sus asistentes estén recibiendo capacitación en relación al uso de la tecnología para desarrollar sus trabajos. El mejor enfoque para su organización puede ser aplicar una Fase Uno. Hablamos de eso a continuación.

eventos sin papel

Como con cualquier tipo de cambio (nuevas sedes, opciones de comidas y bebidas, o cambios en los ponentes principales) hay siempre un porcentaje de participantes en el evento que pueden presentar resistencia al cambio. Una gran manera de afrontar la resistencia es sacarla a la luz y reconocerla de una manera respetuosa, tal vez incluso con un poco de humor. De esa tarea al departamento de Marketing. Te lo agradecerán.

 

eventos sin papel

 

Puede que su empresa tenga poco presupuesto para usar tecnología para eventos y no tener que llevar papeles a sus eventos, en este caso, considere solamente las opciones tecnológicas que le permitan ahorrar dinero y aportar más ingresos netos.

Por ejemplo las aplicaciones de eventos y la señalización digital pueden abrir una cantidad de oportunidades de patrocinio que son medibles, no solo cubren el coste de la tecnología, sino que además pueden generan ingresos adicionales.

 

eventos sin papel

Hay muchas opciones de tecnología en el mercado y la mayoría de los planificadores de Eventos no tienen el tiempo o el entrenamiento suficiente para manejar múltiples proveedores. Puede remediar esta situación eligiendo una solución tecnológica integrada que le permita digitalizar, por ejemplo, el registro, una app para evento y la señalización digital en una sola plataforma.

 

 

Una vez que tome la decisión de realizar un evento sin papel (esperemos que basado en algunas o todas las ideas expresadas en la idea anterior), el próximo paso es preparar un plan de actuación sobre la audiencia. Aquí hay un enfoque de 3 fases.

 

Fase 1: Pequeños pasos

 

Antes de incorporar tecnología de evento de cualquier clase en las manes de sus participantes, haga lo siguiente:

 

  • Involucre a los participantes en la planificación del proceso. Pregunte cómo les gustaría recibir la información, el entrenamiento y la asistencia en el uso de la tecnología (algunos vendedores ofrecen versiones de prueba gratuitas).

 

  • Por ejemplo: La Asociación Canadiense de Matronas celebró una reunión con su junta directiva y su personal de nivel superior para darle entrenamiento acerca de la App para Evento que iban a implementar. Haciendo esto convirtieron a los líderes de la asociación en evangelistas y los asistentes las siguieron.

 

  • Si la tecnología es abrumadora para su audiencia, quizás comience sólo con un tipo de tecnología: el registro o la App del evento para implementar el primer año. Cada viaje comienza con un solo paso ¿verdad?

 

  • Antes del evento, prepare una lista de beneficios y pregunte a sus miembros de la audiencia cómo ellos preferirían que usted les comparta esos beneficios. Por ejemplo, con el ahorro de costes de utilizar una aplicación móvil en lugar de un directorio impreso, tal vez les gustaría WiFi en más áreas. Ofrezca ejemplos a sus miembros más involucrados y obtenga sus comentarios.

 

  • Reduzca sustancialmente el número de directorios impresos ofreciendo la mayor parte del contenido de su evento exclusivamente en la aplicación. Para aquellos asistentes que necesitan un poco más de tiempo para ajustarse a la tecnología, haga directorios impresos disponibles sólo por solicitud.

 

  • Prepare su campaña de marketing para informar, entrenar y animar a los usuarios acerca de los próximos cambios.

 

  • Cree una línea de tiempo para introducir la tecnología e informe a los usuarios potenciales para que puedan construir en la línea de tiempo otras tareas asociadas con sus eventos.

 

  • Evite abrumar a su audiencia difundiendo la línea de tiempo para la introducción de la tecnología en todos sus Eventos.


 

Fase 2: Despliegue Suave

 

Para el primer evento en el cual vaya a usar tecnología de eventos, observe las siguientes sugerencias:

 

  • De a los usuarios un fácil acceso a la tecnología. Permita que los usuarios ingresen con un clic. Los inicios de sesión complicados son enemigos de la adopción de tecnología.

 

  • Proporcione asistencia técnica in-situ. Esté seguro que todos sus trabajadores conocen el uso de la App de forma tal que puedan ayudar a resolver problemas sencillos a los asistentes.

 

  • Ofrezca un incentivo a los asistentes que usen este tipo de tecnología para eventos, por ejemplo: un cupón de Starbucks o un ticket para una bebida extra en el bar.

 

  • Busque feedback en todas partes (tal vez utilizando las encuestas en la Aplicación de Eventos) acerca de cómo se está desplegando la tecnología. Revise todo –positivo o negativo- con su personal y su proveedor de Apps. Podría ser algo tan sencillo como habilitar una opción cualquiera de la App para ofrecer una mejor experiencia para usted y sus visitantes.

 

Fase 3: Reúna comentarios y planifique para el próximo año

 

Una vez que haya completado el despliegue y obtenga información sobre si fue un éxito o no su evento sin papel, puede tener en cuenta estas opciones:

 

  • Construya sobre su éxito. Si el registro en sus eventos sin papel ha resultado un éxito el primer año, use el mismo enfoque para desplegar una App móvil (para reemplazar la agenda impresa) o la señalización digital (para reemplazar la cartelería) en el segundo año. Dicho esto, si su equipo y asistentes lo han aceptado sin problemas, usted es libre de seguir con este proceso con total tranquilidad.

 

  • Recompense a los usuarios por su audaz paso hacia el futuro. Agradezca su participación. Hágales saber cómo ha beneficiado a la organización y al evento, también hable sobre el futuro y la disposición de la organización de hacer sus vidas más fáciles con la incorporación de la tecnología para los futuros Eventos.

 

Su decisión de tener un Evento sin papeles tiene que ser tanto por liderazgo como por cuidar a la audiencia. En este mundo en rápido movimiento de negocios y profesionales, no puede esperar hasta que sus asistentes rueguen por eventos sin papel o imponer la tecnología por la fuerza.

Al ir conociendo en detalle las objeciones de los participantes y atacando esas reticencias, recibir asesoramiento de expertos y haciendo que el cambio ocurra, tanto usted como el organizador se beneficiará en muchos más aspectos que si tuviera papeles en sus eventos.

 

Via | Blog Eventmobi

Franklin Galarraga es CEO de Orquidea Technology Group, con experiencia en App para Eventos desde hace 4 años, ha participado en el desarrollo de Apps para Eventos para muchos clientes de diverso tamaño en varias partes del mundo.