Archivos mensuales: Marzo 2016

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Conecta con los asistentes de tus anteriores eventos

 

Un gran evento ya no es suficiente para conseguir que los asistentes vuelvan el año siguiente. Un evento anual era, en otros tiempos, algo a lo que los miembros de las empresas acudían sin pensárselo dos veces, especialmente si el evento tenía lugar en algún hotel de lujo o una zona exótica.

 

Hoy en día un gran evento o una excelente localización paradisiaca no son motivos suficientes para que los asistentes quieran repetir. Debes permanecer en la mente del consumidor constantemente y, además, dentro de un presupuesto asequible.

 

 

Customiza tus sistemas de comunicación para generar más retorno

 

La estrategia de comunicación no debería ser la misma  para la gente nueva al evento que para aquellos que vayan a repetir. Igual que tampoco deberías asumir que, porque alguien haya acudido ya dos veces seguidas a tu evento, no requiera que le contactes con un algún tipo de comunicación especial.

 

Aunque es más probable que acuda gente que ya ha ido al evento antes que gente nueva, todavía sigue siendo necesario “cortejarles” con grandes oportunidades de aprendizaje y hacerles sentir que van a conocer a gente nueva y, a la vez, reencontrarse con viejos conocidos.

 

Para quienes ya han acudido al evento, la comunicación debería ser sobre temas y motivos por los que la gente repite cada año. Puede ser desde la nostalgia (el reencuentro con viejos amigos o conocidas situaciones), el Networking, la innovación (aunque el evento siga siendo el mismo siempre hay una serie de cambios y novedades), oportunidades de aprendizaje, un recordatorio de las cosas que se hacen el evento, actividades en la ciudad anfitriona (los asistentes también deben sentir emoción sobre el sitio al que van, y este es un componente de marketing que no se puede olvidar) o recordatorios sobre cómo registrarse.

 

A veces los asistentes tienen ya pensado asistir al evento cuando éste abre su plazo de inscripción, pero es probable que se les haya olvidado. Llega hasta ellos. Alcánzales con tus medios de comunicación y así se registrarán.

 

No todo el mundo ve cada una de tus publicaciones en las redes sociales o lee tus newsletters. Mientras que tengan en mente que el evento tiene lugar en junio, pueden haber olvidado que el plazo de inscripción comienza en marzo. Recordárselo personalmente puede ser la diferencia entre que acudan o decidan gastarse su tiempo y dinero en otra cosa.

 

 

Crea una comunidad online para interactuar todo el año

 

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A veces sales de un evento sin tener la oportunidad de despedirte adecuadamente de varios asistentes o de hablar con ellos sobre ciertas cosas. Los ajustados planes de viajes o las exigencias del trabajo hacen que varios asistentes salgan del evento antes de que éste haya acabado y no terminan de forjar relaciones con otros asistentes.

 

Uno de los motivos por los que la gente vuelve a los eventos es por las relaciones que entablaron durante su asistencia en el evento. Una comunidad online focalizada en el evento ayuda a los asistentes a estar en contacto y permitirles debatir sobre los temas tratados en las ponencias o, simplemente, mantenerles conectados.

 

 

Incorporar redes sociales para generar mayor engagement

 

Publicaciones automáticas en las redes sociales no es suficiente para aumentar el número de asistentes. Lo que se necesita es aumentar su compromiso con el evento (su engagement) y esto significa utilizar publicaciones y archivos que atraigan a tus asistentes. Las publicaciones que más suelen ser compartidas son:

 

  • Fotos del año anterior en las que se invita a los asistentes a etiquetarse a si mismos

 

  • Encuestas sobre los mejores aspectos o la mejor comida del año pasado

 

  • Animar a la gente a compartir fotos de la ciudad en la que toma lugar el evento y recomendaciones sobre dónde comer o qué visitar. Aunque ya lo hagas tú por tu propia cuenta, el hecho de que lo hagan también tus asistentes apoya al evento.

 

  • Cualquier publicación que incite a responder o ser compartida y que pueda hacerse sencillamente y sin vergüenza.

 

 

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En conclusión

 

A fin de mantener a tus antiguos asistentes debes animarles a comprometerse para el año siguiente. Puedes conseguirlo por medio de publicaciones interactivas en las redes sociales, comunicaciones de marketing consistentes y una comunidad online. Usa estas herramientas para que hablen el uno con el otro y con tu organización y, cuando lo hagan, asegúrate de que se mantenga la conversación y se genere emoción para el año próximo.

 

Recursos como las redes sociales, las páginas web, el email o las comunidades online son las mejores herramientas que hayan pasado por los organizadores de eventos desde la llegada del buzón de voz.

 

Aprovéchalos.

 

 

Christina R. Green | Event Manager Blog

 

Entradas - tickets

5 pasos para vender más entradas a tus eventos

 

No es ninguna novedad que a los organizadores de eventos les interese saber cómo aumentar el número de entradas vendidas para sus eventos. Hay quienes han probado desde pagar grandes sumas de dinero hasta utilizar la magia voodoo. Sin embargo, son las pequeñas cosas las que marcan la diferencia.

 

¿Cómo puedes entonces atraer a los asistentes a los eventos? Es fácil y sencillo, siguiendo una serie de pasos:

 

 

1- Genera contenido en la web que sea ameno y atractivo

 

Empieza generando contenido en la web. No es necesario escribir una compleja obra literaria de Umberto eco. Simplemente hay que hacer piezas sencillas de contenido que tengan el único objetivo de vender tu evento. Usa las normas básicas de contenido en la web:

 

  • Empieza con una conclusión.

 

  • Usa cabeceras.

 

  • Se breve. Nunca alargues ni las frases ni los párrafos.

 

  • Usa esquemas y números.

 

  • Incluye resúmenes.

 

  • Pon en negrita aquellos datos que consideres importantes.

 

  • Respeta la privacidad y el copyright.

 

La página web de un evento debe transmitirle confianza a aquellos que la visitan. Para ello es una buena idea incluir los perfiles de los principales ponentes en la página de inicio o gente que haya participado en el evento anteriormente. También se puede usar como apoyo testimonios de gente que haya acudido al evento en otras ocasiones y fotos de otros años.

 

Mantén la web al día, nunca con información desactualizada, pues esto es una mala señal para aquellos asistentes potenciales. Presta especial atención a los precios y ofertas que puedas ofrecer y mantén un bucle de interactividad con los usuarios por medio de las redes sociales o un blog en activo.

 

Pase lo que pase hay una serie de acciones que nunca se tienen que cometer, como distraer a la gente que visita la página con banners, suscripciones emergentes o vídeos que se reproducen automáticamente. El objetivo último es que la gente se apunte a tu evento. Cualquier cosa que no cumpla esa función debe ser eliminada.

 

 

2- Piensa a la hora de poner precios y ofertas

 

Primero hay que trabajar en la estrategia de precios. Empieza con el precio al que te gustaría vender las entradas y forma categorías de entradas, ofertas especiales y descuentos sobre los precios. Digamos que tu precio medio es de 200 euros. Deberías entonces darle a las entradas categorías de precios desde 150 hasta 400 euros. 150 euros la entrada básica, 250 la normal y 400 euros la entrada VIP, por ejemplo. Esto aporta flexibilidad a la hora de incluir descuentos adicionales y ofertas especiales como proceso de ventas.

 

Para estimular ventas sigue estas 4 tácticas:

 

  • Siempre ofrece por lo menos tres categorías de entradas.

 

  • Usa ofertas especiales y que todo el mundo sepa de ellas. Puede haber un 3×2, un descuento por pagos de más de 1.000 euros u ofertas para grupos de más de cuatro personas. Lo importante es que la gente sepa que tiene esas ofertas disponibles. Dichas ofertas pueden combinarse con los distintos tipos de categoría de entradas para hacerlas más atractivas. 3×2 en entradas VIP y un 20% de descuento en el precio final por la compra de más de cuatro entradas, por ejemplo.

 

  • Los descuentos son clave cuando están limitados en tiempo o en cantidad. Esto quiere decir que si están siempre disponibles y todo el mundo tiene acceso a ellos, la gente no siente la urgencia de comprar las entradas. Sin embargo, si hay un 25% de descuento para las primeras 100 personas que se inscriban en un plazo de menos de tres días, la cosa cambia.

 

  • Es muy importante que nunca bajes el precio del establecido inicialmente para el evento. En la industria de los eventos esta es una terrible idea pues hay gente que compra las entradas con tres meses de antelación y les molesta que otros, una semana antes del evento, las hayan conseguido a mitad de precio. Descompensaría a aquellos que compraron la entrada con antelación. Por eso mismo las ofertas de último minuto no son muy populares a la hora de vender entradas.

 

 

3- Despierta todo el potencial de un Call-to-action

 

El Call-to-action es una técnica de marketing que busca provocar la respuesta inmediata y suele ser un fuerte motor de ventas cuando se usa correctamente. Algunos creen que con poner un botón que diga “Cómprame” ya lo tienen hecho, pero no es así. Un Call-to-action efectivo requiere una combinación de cuatro claves:

 

  • Beneficio: podrás tener la mejor propuesta de valor con el mejor ponente, la mejor agenda y una dirección más que conveniente, pero si de verdad quieres maximizar el número de inscripciones de tu evento, se debe ofrecer una oferta especial. Como mencionábamos antes, alguna oferta temporal o un 3×2. Algo que haga la gente sentir que compensa comprar entradas.

 

  • Urgencia: debes crear una sensación de prisa y urgencia al acortar el periodo de la oferta o hacerla más exclusiva. Esto provoca una decisión impulsiva en aquellos que visitan la página web.

 

  • Reducción de riesgo: puedes ofrecer una garantía o un reembolso en caso de cancelación. Este es un elemento clave que pocos organizadores de eventos llegan a considerar, por lo que hacerlo te ayuda a destacar entre otros.  Si el evento realmente es bueno y merece la pena, no hay por qué temer a que todos los asistentes del evento lo exijan.

 

  • Incita a la acción: obviamente, el elemento final de un efectivo Call-to-action es el mismo Call-to-action. Con un verbo en imperativo que diga “Compra tus entradas”, “Reserva tus asientos” o “Regístrate” se consigue que la gente, impulsada por estos tres argumentos anteriores, pinche en el enlace.

 

 

4- Crea un proceso de inscripción que agrade a tus consumidores

Por un motivo u otro mucha gente abandona durante el periodo de inscripción. El formulario de inscripción es el lugar en el que se puede perder a todos los posibles compradores, por lo que es importante no subestimar la importancia de dichos formularios. Lo principal es encargarse de elegir el adecuado software para registros de eventos a fin de que no haya problemas de carga de página y demás. Después se deben seguir los siguientes pasos:

 

  • El proceso de inscripción debería ser rápido, simple y sencillo. Lo máximo posible. Añade descripciones en cada campo para que todo quede claro y la gente no tenga dudas sobre a qué está respondiendo.

 

  • Hazlo corto. No pidas información que realmente no necesites. A la gente puede echarle atrás aportar tantos datos.

 

  • No pidas el registro de una cuenta. Aunque al final la diferencia es una contraseña, es más probable que los usuarios terminen su formulario de inscripción si no tienen que crearse una cuenta específica para el evento.

 

  • El idioma, el tipo de moneda y el método de pago pueden impulsar el registro hasta un 300% en función del mercado y el evento. Siempre adapta tu idioma, la moneda y los métodos de pago a tu mercado y tu público objetivo. No cobres en libras a europeos ni hables en español a asistentes internacionales.

 

  • No redirecciones a otras páginas durante la inscripción. Mantente siempre en la misma página. Un proceso de registro consistente ayuda a mantener y mejorar la identidad de tu marca.

 

5- Haz accesible el registro desde cualquier dispositivo

 

Hoy en día un 80% de los usuarios de la red acceden a Internet desde sus dispositivos móviles y para finales de año esa cantidad habrá ascendido hasta un 90%. Prácticamente casi todo el mundo. A pesar de que muchos usuarios usan también el ordenador, el comportamiento en estos casos es distinto, pues buscan curiosidades, juegos o vídeos de Youtube.

 

Es cuando la gente busca algo en el móvil que realmente tienen un propósito y quieren hacer algo. Un 70% de las búsquedas en Internet por móvil llevan a una acción online.

 

Por eso mismo no debe haber problemas para poder registrarse desde dispositivos móviles. Si alguien se quiere inscribir desde un Smartphone y no puede pulsar el botón que indica “Compra tus entradas”, a lo mejor lo intenta más tarde con el ordenador. O a lo mejor no. A lo mejor se rinde y luego se olvida de comprar las entradas, o ya se enfada y se le van las ganas. En cualquier caso, es recomendable hacerlo todo accesible sin importar el dispositivo y no enfadar a clientes potenciales.

 

 

Recuerda que tu web es el rostro de tu evento y es tu primera (y a veces única) oportunidad de causar una buena impresión. Después viene ya el formulario de inscripción.

 

Asegúrate que ambas están diseñadas de una manera correcta, elegante y efectiva si quieres vender más entradas.

 

Ovanes Ovanessian | Fundador de Eventex

 

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Complace a tus ponentes de maneras que realmente agradezcan

Bryan Kramer menciona su experiencia como ponente en EXMA (Colombia) como una de las más memorables debido a pequeños detalles que los organizadores del evento ofrecían, como un cartel con su cara en la misma calle del evento anunciando la ponencia. Este es tan sólo uno de los varios ponentes que, cansados de regalos banales, felicitan los detalles personalizados como señal de agradecimiento.

 

Los ponentes y expertos invitados a los eventos son elementos importantes en estos. Su reputación y el reconocimiento de sus nombres pueden ser puntos a favor a la hora de realizar el marketing previo al evento. Por no hablar de sus ponencias, las cuales crean la experiencia del asistente. No está fuera de lo común ofrecerles regalos en señal de agradecimiento, a parte de la tarifa acordada previamente por contrato. Sin embargo, ¿es realmente necesario? Varios ponentes comentan sus experiencias y comparten los mejores beneficios que obtienen cuando exponen en un evento.

 

 

 

Brian Solis, autor y principal analista en Altimeter Group

 

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“Por cada ponencia que tengo la oportunidad de dar, ya siento que estoy recibiendo un regalo; el regalo de la atención. Hay mucho de ello, pero aun así hay ponentes que cada vez compiten más por tener atención. Aunque entiendo que los organizadores de los eventos lo hacen con buenas intenciones, no todos los ponentes quieren objetos de la marca, como bolígrafos, mochilas o relojes. A los ponentes les encantan las experiencias personalizadas, un conductor con su nombre esperando en el aeropuerto, una carta de agradecimiento escrita a mano o una especial bienvenida cuando entran en su habitación”

 

 

 

Bryan Kramer, CEO de Pure Matter y autor

 

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“Uno de mis eventos favoritos, por el modo en el que fui tratado, es Exma, en Colombia. Fue antes, durante y después del evento que me trataron genial. Me recogieron en el aeropuerto con un cartel. Como venía de un viaje largo tenían preparadas bebidas y aperitivos en el coche. En el hotel decoraron mi habitación con mi libro, Human to Human, llenaron la nevera e incluso pusieron una foto de mi familia en mi cama (lo cual no entiendo pero he descubierto que es una costumbre cultural). En el evento, cada uno era recibido con una fotografía tamaño real de si mismo y después nos llevaron a ver la ciudad y pasamos un tiempo fantástico.

 

“En el hotel todos conocían nuestros nombres y, finalmente, el organizador del evento, Fernando Anzures, se preocupó de agradecernos personalmente a los ponentes una vez estuvimos de vuelta y nos preguntó que cómo había sido la experiencia. Utilizó un tipo de email antiguo y nos pidió nuestra opinión. Puedo decir de manera convencida que nos trataron como en primera clase, de principio a fin.”

 

 

 

Tamara McCleary, especialista en relaciones y organización cultural

 

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“De la manera más honesta posible, el mejor regalo que una empresa me puede dar cuando expongo en su evento es hacerme sentir como en casa. Cuando me siento parte del equipo y la organización quiere escuchar mi mensaje tengo la sensación de haber hecho nuevos amigos de por vida”.

 

 

 

Ben Parr, autor, capitalista de riesgo y actual co-editor y editor de Mashable

 

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“El mejor regalo que recuerdo es de Founders, una conferencia exclusiva para invitados en Irlanda en la que se reúne a personas como Elon Musk, Jack Dorsey y otros lideres de la industria tecnológica. Recuerdo volver a la habitación el segundo día tras terminar de cenar y encontrarme un bote en mi cama. Dentro había una botella de Jameson Whiskey, reserva de 12 años, con mi nombre grabado en la etiqueta. Lo recuerdo porque fue un increíble regalo personalizado, y fue único. Además encajaba con la cultura irlandesa.

 

“Todavía conservo la botella. Los mejores agradecimientos de un evento hacia sus ponentes son siempre únicos y útiles de alguna manera. Tengo camisetas y llaveros hasta el fin de mis días. Hay que pensar en cosas fuera de lo normal. No tiene que ser algo caro, pero sí debería ser algo más especial que contenido de Merchandising”.

 

 

 

David Pogue, fundador de YahooTech

 

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“Una nota personalizada es ya un cariñoso gesto. Algo del estilo ‘Espero que tengas un viaje agradable. Estamos deseosos de escuchar tu ponencia. Chris te recogerá a las 8:15 en recepción…’ es una dulce, considerada y organizada forma de recibir a un ponente cansado. Pero sobre todo, un evento bien pensado que ha conectado con sus asistentes es algo que no tiene precio. Un ponente no quiere otra cosa que no sea inspirar y atraer a la audiencia”.

 

 

 

Laura Stack, autora y CEO de The Productivity Pro

 

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“Personalmente, me gusta recibir algo que me recuerde al trabajo que he realizado con la organización. Wells Fargo me regaló una diligencia de cristal, Baylor me dio una réplica de su vieja ambulancia, Fellowes una desfibradora, un barco de vela de Bahrain, etc. Estos regalos son únicos y divertidos, y me alegra tener estos objetos en la estantería de mi oficina justo detrás de mí. Cuando los miro, sonrío y recuerdo cariñosamente el tiempo que pasé con esa compañía. Mejor que cualquier certificado que acaba en el cajón, o una tarjeta regalo o, peor aún, un pen drive que se acaba perdiendo.”

 

 

 

Ted Rubin, Estratega de Social Marketing y CMO de Brand Innovators

 

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“La ventaja más importante que tengo como ponente es ser tratado con respeto y que mis necesidades sean anticipadas. Respeto por el hecho de que estoy viajando hasta el lugar del evento y probablemente esté cansado y con cosas por hacer. Por lo tanto, comodidad, un punto de fácil acceso y el conocimientos de contactos son la clave.

 

 

Kare Anderson, columnista y co-fundadora de Say It Better 

“Algunas de las mejores formas de agradecer a los ponentes incrementan de hecho el valor y la visibilidad del evento hacia sus asistentes. Por ejemplo, los anfitriones invitan a los ponentes a presentar varios vídeos de un minuto en el que aconsejen sobre algo y luego suban esos vídeos a la web del evento. También pueden pedirle a los ponentes que envíen tres consejos de manera concisa (no más de 100 palabras) junto con una biografía y una foto. De esta forma se puede crear un e-book con el nombre del evento y una lista de los principales expositores y organizadores. Se le ofrece el e-book a todos los asistentes vía email y después se coloca en una plataforma de libros para vender, aumentando la visibilidad de todos aquellos que participaron en el evento, ponentes incluidos.”

 

 

Joel Comm, autor, consultor y emprendedor

 

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“Lo que más me gusta es ser recibido en la habitación del hotel con algún tipo de regalo. No importa cuál sea ese regalo, pero el gestor del evento se tomó tiempo para prepararlo. He recibido bombones, vino, bolsas de regalo y cargadores portátiles. Por supuesto que cuanto más chulo es el regalo, mayor será el impacto. Pero me hace sentir como que realmente agradecen que esté ahí sobre el escenario.”

 

 

 

Christopher Lee, presidente de CAL Entertainment

“La verdad es que los regalos son prescindibles para los ponentes… Tan sólo quieren que sus clientes les paguen lo que es debido y que les traten bien en un hotel de tres estrellas, por lo menos. También les encanta el regalo de que el programa se cumpla a rajatabla para que sus exposiciones no se queden cortas de tiempo o los ponentes tengan que darse prisa en llegar al aeropuerto porque el evento ha terminado tarde. Si es necesario dar un regalo, debería ser una donación a la caridad en su nombre.”

 

 

Mitra Sorrels | Biz Bash