Archivos mensuales: Enero 2016

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Las encuestas y cómo recoger feedback adecuadamente

Durante décadas las encuestas han formado una parte muy importante para los eventos. De hecho, han evolucionado desde el papel hasta presentaciones electrónicas. Actualmente las apps de los eventos y los inmediatos sistemas de respuesta de la audiencia hacen que los planificadores tengan al alcance de su mano la tecnología para recoger eficientemente el feedback de sus eventos. Sin embargo, ¿le están sacando su máximo provecho?

 

Las encuestas han logrado que los asistentes se sientan involucrados con el contenido del evento, acercando así una visión de cómo está siendo recibido por el público. A su vez permite a los planificadores comprobar el éxito que está teniendo. La calidad del feedback recogido dependerá enteramente de la calidad de la encuesta, por lo que debemos motivar al asistente para que participe de forma activa y responda de manera sincera.

 

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Para poder determinar el tamaño de la encuesta debemos tener en cuenta el tamaño del evento.  Sin el suficiente nivel de participación, la encuesta representará datos inexactos sobre cómo se sienten los asistentes, cuanta mayor participación haya, menos relativa será. Una app para eventos puede hacer que la encuesta sea accesible y fácil de usar para todos. A mayor información recibida, más podremos mejorar para futuros eventos.

 

Usar el correcto tipo de encuesta, en el momento exacto y de la manera correcta aumentará considerablemente la cantidad de suscripciones y la calidad del feedback. En esta entrada se busca aportar a los organizadores la información necesaria para construir mejores encuestas que obtengan mejores datos.

 

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Comienza correctamente

Las encuestas pueden ser en vivo, sobre las sesiones o sobre el evento en general. Determinar cuál  es el objetivo de la encuesta va a aclarar qué tipo de feedback usar, igual que cuándo, cómo y qué preguntar. Si tu objetivo, por ejemplo, es medir la calidad de los ponentes, se deberían formar encuestas de calificación en forma de estrella y enviar los resultados directamente después de la sesión.

 

Encuestas en vivo

Más corto que el resto de estudios, las encuestas en vivo deberían ser tratadas como parte de las sesiones y conducidas por los ponentes. Son particularmente útiles para usarse a tiempo real, como hablar con la audiencia durante el evento, medir el interés del tema tratado en la discusión o dirigir ponencias hacia una conclusión. Requieren por tanto una acogida por parte de los ponentes pues les ayudarán durante las sesiones.

 

Encuestas de sesiones

Directamente ligadas a las sesiones en las apps de eventos, las encuestas de sesiones deberían mandarse llegado casi el final de la exposición. Teniendo en cuenta que los asistentes están deseando salir al descanso, las preguntas han de ser cortas y sencillas, de sí o no. Estas encuestas deberían centrarse en la sesión pues es lo que el asistente tiene más reciente en la memoria. De esta forma se pueden recoger datos respecto a la ponencia y sus temas tratados. También es conveniente animar a los ponentes a que dediquen un poco de tiempo para rellenar las encuestas antes de que la audiencia pase a la siguiente sesión.

 

Encuestas de eventos

Engloban al evento en general, usadas principalmente al comienzo y al final de éste. Son las más largas y las más apropiadas para incluir comentarios y preguntas abiertas de los asistentes. Sin embargo, la gente puede preferir hacer otras cosas en lugar de rellenar las encuestas, por lo que conviene incluir una alerta en la aplicación móvil que le llame la atención y le invite a participar en ella.

 

Construir una mejor encuesta

La tecnología ha mejorado la distribución de encuestas, pero a su vez están siendo limitadas ya que la gran mayoría de los asistentes participa en ellas a través de dispositivos móviles. Eso implica pantallas más pequeñas y mayores distracciones. De nuevo, la longitud, el detalle y el número de preguntas influye en la calidad de la información recogida. Cuanta más larga y compleja sea la encuesta, menor será el número de respuestas, y cuanto menos detallada sea, menos calidad obtendrá.

 

  • Mantén la encuesta en un tema en particular
  • Mantén la encuesta corta y centrada
  • Mantén preguntas concisas y específicas

 

Malas preguntas

  • Las respuestas que los asistentes estén dispuestos a entregar voluntariamente son una comodidad de mucho valor, y sacarle el máximo provecho a cada pregunta es muy importante. Además de evitar largas y escuetas preguntas, se debería evitar:
    • Expresiones pobres o el uso de jergas.
    • Preguntas inductivas.
    • Preguntar temas sin importancia. Entender a la audiencia es crucial para entender el feedback.

 

Buenas preguntas

  • Centradas en cosas sobre las que se mantiene el control en el evento.
  • Darle a los asistentes la oportunidad de responder plenamente asegurándose de que podrán expresar lo que les gustó o disgustó del evento.
  • Mantener un balance y rango de respuestas para que nadie se vea forzado a responder algo que no siente. Si es posible que no sepan responder, se les debe dejar esa misma opción.

 

Consejos de estrategia

  1. Introducir en la apertura del evento información sobre “cómo hacer las encuestas” para que la audiencia no se encuentre de golpe con diez preguntas en la comida.

 

  1. Incluir una pequeña encuesta de prueba para que los asistentes se familiaricen con la aplicación y el proceso de encuestas. Se puede ganar el interés de la audiencia por medio de preguntas entretenidas sobre un tema divertido o relevante de la actualidad. De esa forma se mantendrá a la gente atenta y con intriga sobre cuál será la siguiente pregunta.

 

  1. Si se trata de medir la efectividad de una sesión de educación, preguntar simplemente si han aprendido algo no es ni productivo ni eficaz. Preguntar en una escala del 1 al 10 cuánto entienden del tema y cuánto han aprendido es otra cosa.

 

  1. Explicar sobre la tecnología del evento antes de las sesiones ayudará a los asistentes a valorarla mejor y hacer uso de ella durante las sesiones. Ofrecer colaborar con preguntas o incluso involucrar a los ponentes siempre y cuando se sientan cómodos con ello. Los ponentes deben mostrar un interés en dichas tecnologías o su uso será inadecuado.

 

  1. Ya sean los comentarios felices o insatisfactorios, se deben considerar como feedback. Aunque a veces pueda parecer desalentador, responder a un tipo de feedback genuino asegurará que los asistentes se sientan escuchados y el evento destacará.
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Cómo crear una exitosa estrategia en redes sociales para eventos

Hoy en día es fundamental tener estrategia en redes sociales para cualquier evento. Todos los participantes tienen sus propios dispositivos y, por medio de ellos, pueden interactuar en las conferencias ya sea por medio de hashtags o comentarios. El éxito del evento se mide por el impacto que haya causado en Twitter o Facebook y de ahí la importancia de una buena estrategia en redes sociales.

 

Redes Sociales

 

Un ejemplo de ello es el evento de TEDxSanDiego que tuvo lugar en 2013. Recibió más de millón y medio de impresiones en Twitter y además increíbles impactos en Facebook y otras redes. La responsable de tal fenómeno fue Kara DeFrias, especialista de estrategias en redes sociales. Con el fin de compartir el secreto de su éxito, publicó una guía sobre cómo manejar las redes y en ella se compilaban los 10 consejos para tener una exitosa estrategia en redes sociales:

 

1. Sé auténtico

Auténtico con tu evento, con tus ponentes, con tu audiencia.

 

2. Sé un buen jugador en equipo.

Retweetea a quienes te mencionan, responde a comentarios.

 

3. Construye un buen equipo

Crea un equipo comprometido, cuatro ojos ven más que dos, pero si son seis sería genial.

 

4. Distingue Facebook de Twitter.

No publiques lo mismo en todas las redes sociales dado que la gente busca distintos  niveles de interacción en función de cada una.

 

5. Atiende a los ensayos.

Solo así podrás tener una idea del jugo que poder sacar a cada ponencia y qué publicar cada día. Aporta una gran ventaja.

 

6. No transcribas las charlas.

Para ponencias cortas menciona en las redes una o dos frases importantes que se hayan comentado. En caso de ser más largas, resúmelas en tres o cinco puntos que engloben el concepto.

 

7. Juega con las fotos y los comentarios.

Realiza una fotografía en vivo y con una aplicación añádele alguna frase memorable que haya impactado al público y resuma el concepto de la ponencia.

 

8. Realiza un plan de pruebas.

Experimenta con cosas nuevas cada año para ver qué funciona y así poder optimizarlo en próximas estrategias en redes sociales.

 

9. Sé un buen anfitrión.

Mantén a los asistentes contentos e informados, hazles saber de cuándo comienzan y terminan los descansos o con qué facilidades cuentan. Hazles sentir bien.

 

10. Pásatelo bien.

No se trata de centrar el foco en conseguir millones de interacciones. Al final, en un evento, una estrategia en redes sociales consiste en resaltar la presencia de tus ponentes pues es el mensaje que están contando lo que realmente importa.

 

Fuente: TEDxInnovations

 

 

Estrategia de Social Media: Todo depende de su Hashtag

Todo depende de su hashtag

 

Usted desea que su audiencia participe, ellos quieren participar, pero ¿ por qué tan a menudo este simple pero importante aspecto de su estrategia de redes sociales está siendo pasada por alto en su evento?

 

¡Si usted desea más interacción, la clave se está haciendo muy clara! Dele a su audiencia el catalizador, y ellos harán el resto.

 

Por supuesto yo estoy hablando acerca de los HASHTAGS, el “call to action” (llamada a la acción) clave para sus redes sociales.

 

Con un estimado de 584 millones de usuarios activos entre Twitter e Instagram, usted podrá estar seguro que habrá más que unos pocos en su comunidad social y una audiencia esperando ansiosamente para actualizar a sus amigos, familiares, colegas y seguidores con lo último y lo más interesante de su evento.

 

La gente desea hablar, por lo cual facilite una plataforma para que puedan hacerlo. Aquí tiene nuestros consejos más importantes para la utilización de un HASHTAG para  sus eventos.

 

Qué hay que tener en cuenta al crear su hashtag del evento

 

Que sea Único. Haga una tormenta de ideas con otras personas de su grupo. Debe crear un hashtag que no sea utilizado por nadie más que sus asistentes, esto mantendrá la conversación centralizada. Use la búsqueda de Twitter para ver si su hashtag ha sido usado antes. Si su hashtag comienza a ser trending topic, vigile las alertas acerca de tendencias no deseadas y use las características de moderación de Orquidea Social Wall para remover estos mensajes o para bloquear usuarios.

 

 

Que sea Corto. La razón de esto es doble. Su audiencia es más probable que use su hashtag si es corto, y más fácil de usar. Por otra parte mientras más largo sea su hashtag, entonces menos caracteres tendrá su audiencia para decir lo que ellos piensan de su evento.

 

 

Que sea Memorable. En muchas formas este consejo es similar al último, mientras sea más fácil de recordar entonces será más fácil de utilizar. Evite las abreviaturas siempre que sea posible para darle relevancia a su evento y ayudar a la gente a asociar el hashtag con el evento.

 

 

Maximice la actividad sobre su hashtag durante el evento

Muestre su Hashtag– Usted ha invertido tiempo pensando acerca del hashtag perfecto, ahora es el momento de mostrarlo en su evento. Utilice todo lo que pueda para mostrar su hashtag, téngalo visible en todo su material promocional antes del evento, enséñeles en sus redes sociales como “engancharse” con el evento del día.

Hágalo visible en la sede en todas las partes en que sea posible. Utilice todos los medios de señalización disponibles y si es posible incorpore el hashtag en el material que entregue a los asistentes.

 

 

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Utilice un Social Wall

Mostrar las interacciones en un Social Wall sin duda incrementará la actividad en su Hashtag, y esto es un gran comienzo.

 

Por qué no utilizar todo el potencial del Social Wall y crear imágenes que destaquen el Hashtag del Evento y pasarlas a intervalos regulares en la pantalla en donde proyectamos las interacciones de los asistentes. O mejor aún mostrar algunas pizarras de clasificación y concursos para promover la competición sana entre los asistentes y multiplicar la notoriedad y la participación.

 

En resumen la clave para el hashtag de su evento es simple. Que sea único y fácil de usar. Comuníquelo a sus asistentes. No deje espacio para la duda en la mente de la gente acerca del hashtag que desea que usen. Muéstrelo en todas partes en la sede del evento. Y muestre las conversaciones en el Social Wall. Sus asistentes harán el resto por usted, y quién sabe en cualquier momento su evento se convierte en trending topic.

 

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4 consejos para potenciar sus reuniones Kick-Off

Las reuniones Kick-off deberían ser excitantes e inspiradoras, no sosas y aburridas. Esta es su oportunidad para reunir a todos en una sala para reflexionar acerca de ideas, obtener una valiosa retroalimentación, y realmente establecer el tono para el resto del año.

 

Aparte de reunir a todo el equipo y transmitir el entusiasmo acerca de lo que está por venir, las reuniones KICK-OFF le permiten ganar perspectiva para el nuevo año con una reflexión sobre el año anterior. Usted puede celebrar los éxitos, pero también admitir importantes fracasos y usar estos como experiencias de aprendizaje en su movimiento hacia adelante. Estas reuniones también proveen una oportunidad para una valiosa planificación en equipo, iniciativas de entrenamiento y construcción de equipos.

 

Si bien es posible que usted desee tratar estas reuniones como cualquier otra reunión, es importante darles a los asistentes la atención extra que ellos desean. ¡Usted está presentando y planeando su año entero! Es crucial construir el impulso adecuado con su equipo y sólo tiene poco tiempo para hacerlo. Si usted está perplejo, tenemos algunos consejos que le agregarán algo de entusiasmo a su reunión KICK-OFF.

 

1. Cambie el nombre

Considere no llamarle “Reunión KICK-OFF”. Cuando usted le llama una reunión “KICK-OFF”, esto implica que una serie de decisiones han sido ya tomadas sin ninguna participación, y esto pudiera hacer que algunos miembros se sientan excluidos. También “Reunión KICK-OFF” suena congestionado, a cliché y aburrido ¿no te parece? Un enfoque más positivo sería colocar un nombre a la reunión que sugiera que aún hay trabajo por hacer (lo cual es cierto). ¿Por qué no llamar a su reunión inicial: El camino por recorrer en 2016 o 2016:Preparándonos para el crecimiento? Usted podrá crear diapositivas con la información que ya ha sido decidida para el año nuevo, pero dándole un nombre diferente implica que hay espacio para las ideas, cambios y participación – tal cual como debería ser. Si los miembros del equipo sienten que serán capaces de impacto en la reunión, ellos estarán más propensos a escuchar activamente y a participar, en vez de sólo recostarse, oír y disfrutar de su café.

 

2. Hágalo Interactivo

Reuniones Kick-off

 

Todo el mundo se apunta a la reunión esperando tener que sentarse el tiempo que dure la reunión y oír al presentador como todos los años. Es probable, que la mayoría de la gente haya realizado un check-out mental incluso antes que la reunión haya comenzado. ¡Cambie su reunión! Comience la reunión preguntando a todos algunas ideas para la conferencia o evento que justo va a comenzar.

 

El  Crowdsourcing de contenidos e ideas se simplifica utilizando tecnología para eventos como una App con un sistema de respuesta de la audiencia. Permitiendo a los asistentes hacer sus preguntas o comentarios usando funcionalidades como “Haga Una Pregunta” que les dará a ellos la oportunidad de plantear preguntas o apoyar preguntas que otros ya hayan realizado.

 

Alternativamente puede abrir una sesión de preguntas en vivo con preguntas tales como: ¿Qué sesiones piensa que deben ser incluidas? ¿Qué actividades para romper el hielo funcionaron mejor?  ¿A qué presentadores quieren ver de nuevo? ¿Qué tipo de comida quieren ver en el próximo evento? Aunque ya usted tenga pensado su próximo evento, mantenga un espacio abierto a nuevas ideas que se le puedan haber pasado, recopilando datos en tiempo real para un impacto inmediato o descargándola a posteriori para analizar los números.

 

Considere un enfoque divertido como un juego de trivial. Utilice técnicas de gamificación para contribuir al logro de sus objetivos. Si el objetivo de la reunión es revisar el desempeño del año pasado, incluya preguntas acerca de los logros obtenidos el año anterior, algo de lo que el ponente esté hablando, para verificar que los conceptos han quedado claros y también para comprobar el grado de compenetración que está logrando el ponente con los asistentes. Aunque esto funcionará como un juego, la información que se puede obtener de las respuestas es fundamental para medir el éxito o fracaso del mismo evento.

 

3. Considere un ponente sorpresa

Aunque  su reunión KICK-OFF es probable que ya esté planificada para 2016, no es demasiado tarde para llegar a algunos contactos (incluso algún cliente) para que venga y ofrezca una breve introducción o 15 minutos de conversación inspiradora. Si usted tiene un cliente de confianza, tal vez estaría interesado en venir a charlar sobre una experiencia positiva que haya tenido con su equipo el pasado año. Dentro de la aplicación de eventos, puede mencionar a una ponente sorpresa al nombrar la sesión “Ponente Secreto” y la posibilidad de subir un perfil del ponente sin su fotografía, pero si con su biografía.

 

No tiene por qué ser complejo, sólo algo para cambiar las cosas y conseguir que su equipo disponga a sentarse con la espalda recta y se sientan motivados para escuchar. Incluso se podría considerar tener a alguien vía Skype.

 

4. Promueva un excelente networking

Reuniones Kick-off

 

La Gamificación es también una gran forma de promover networking y el team building. Destine tiempo para que en medio de la reunión la gente se levante de sus asientos para hablar unos con otros. En una oportunidad vimos a un cliente crear un reto llamado “Conozca al Fundador” como parte de su juego de evento en donde el jugador tiene que encontrar al Fundador de la Empresa, presentarse y/o saludarle, y él a cambio le dará un PASSCODE que representa puntos para su cuenta particular en la competencia general que se establece con la Gamificación. Si usted no está familiarizado con el uso de Gamificación en Eventos consulte nuestra Guía Definitiva de Gamificación para Eventos.

 

Aprovechar las técnicas de Gamificación es una manera inteligente de animar a los miembros más nuevos del equipo a conocer a empleados con más experiencia. Puede tener retos tales como “Conozca un colega que tenga más de 5 años dentro del departamento” o “Conozca a la persona con más tiempo en el Departamento de Marketing”. Esto es en general una excelente forma de romper el hielo entre los miembros del equipo.

 

Las reuniones de compañía no tienen que seguir siendo una calle de un solo sentido en donde un Ponente se para y suelta una gran cantidad de información. En vez de esto, puede ser un tiempo excitante e inspirador para que todo el equipo esté junto, se conozcan unos a otros, y se sientan listos para realmente comenzar el año. No pase por alto los pequeños detalles y no tenga miedo de tomar algunos pequeños riesgos con su reunión KICK-OFF.

 

Mark Dumschat | Eventmobi