Archivos mensuales: Junio 2015

¿Sabe lo que sus asistentes quieren en una App de eventos?

EventmobiDe acuerdo con un estudio de American Express Meetings & Events Global (AMEX Global), existe una brecha entre lo que los planificadores y los asistentes quieren en sus Apps para eventos. Entre otras cifras, los medios de comunicación social no es una prioridad en la lista cuando se trata de las prioridades de los asistentes. Entonces, ¿qué es lo que sus asistentes quieren en una App para eventos?

Haciendo los números

Examinando más de 300 planificadores y 160 asistentes, AMEX Global compila datos para descubrir los aspectos más importantes de la experiencia tecnológica en el evento. No es sorprendente que el 90% de los propietarios de teléfonos inteligentes dicen que los utilizan para sus reuniones de negocios y eventos, lo que demuestran la oportunidad que tienen los planificadores de agregar valor a la experiencia de sus asistentes.

 

En su mayor parte, los planificadores han medido efectivamente lo que es más importante para sus asistentes. Tanto los asistentes y los planificadores están de acuerdo en que estos son las 5 mejores características o capacidades en una aplicación para el evento:

 

  1. El acceso a la Agenda del eventos
  2. El acceso a los detalles de las sesiones
  3. Capacidad para recibir actualizaciones del organizador
  4. Capacidad para crear una programación personalizada
  5. El acceso a Mapas

 

“El acceso a la información básica pero fundamental sobre el programa -, así como las funciones de comunicación y programación – eran más importantes para ambos grupos”, informa AMEX Global. Ofreciendo una WebApp con funcionalidad fuera de línea, EventMobi proporciona acceso con un solo clic a cada asistente – ¡Una misión que estamos felices de ver se alinea con los objetivos de los dos asistentes y organizadores!

 

Estos puntos de interés difieren en otras áreas. Como personas complacientes, los planificadores tienen como objetivo agregar valor a la experiencia general de viaje de sus asistentes, viendo la inclusión de los servicios locales como una relativa alta prioridad (70% de los planificadores califica como “muy” importante o “extremadamente” importante). Sin embargo, menos de la mitad de los asistentes está de acuerdo, optando por fuentes más especializadas como TripAdvisor o Yelp. Es cierto que cuando el equipo EventMobi viaja a destinos, estas son a menudo las aplicaciones usadas cuando se trata de puntos de acceso locales y lo para encontrar lo que hay que ver.

Chat entre asistentes

Otra brecha interesante fue evidente en el uso de las redes sociales en los eventos. Mientras que casi el 50% de los planificadores dijo que los medios de comunicación social eran muy importantes o extremadamente importantes, sólo el 35% de los asistentes dijo lo mismo. Los asistentes mencionaron el hecho de que la información en el evento no era relevante para su comunidad de seguidores y amigos. En cambio, las redes sociales privadas parecían tener más atractivo, ya que proporciona una comunidad cerrada focalizada.

 

Por esta razón, EventMobi ha centrado más recursos en la creación de un Chat para Networking en la aplicación, así como un “Muro Social” donde los asistentes podrán compartir ideas, pensamientos y preguntas que se pueden visualizar en el evento para que todos la vean. Al igual que un muro de Twitter, el Muro Social se puede proyectar en una pantalla grande con contribuciones en tiempo real la actualización de forma automática; la diferencia clave que los asistentes buscan sin embargo, es que sea cerrado a la comunidad de eventos y, además, ¡se puede moderar!

 

Por desgracia para los planificadores, estas comunidades cerradas no ofrecen el mismo impacto de marketing en las redes sociales que aspiran. Como resultado, tendrá que haber un mayor esfuerzo en encontrar la manera de crear contenido interesante que los asistentes quieren compartir con sus contactos.

La oportunidad perdida

Destacado en la conclusión de AMEX Global es la necesidad de tomar ventaja en medir el éxito. Las aplicaciones de reuniones están ofreciendo maneras más fáciles de medir el éxito, pero los planificadores aún no lo están aprovechando. Sólo el 29% de los planificadores dicen que siempre o con frecuencia supervisan la participación de los asistentes. Esto palidece en comparación con la reciente estadística de MPI donde el 63% de los organizadores de eventos está utilizando una aplicación de eventos. Cada planificador que está incorporando una estrategia móvil debe tener fácil acceso a los datos sobre la participación de los asistentes en la reunión.

La Solución

Se anima a los planificadores a utilizar los datos que se han recogido a través de una App de eventos, no sólo el feedback de los asistentes, sino también la comprensión de cómo se utiliza realmente la aplicación del evento. Puntos de datos populares fácilmente extraídos en EventMobi incluyen:

 

  • Uso general basado en el día – ayuda a las estrategias de promoción medida pre-evento
  • Sesiones y ponentes más populares – ayuda a calibrar el tamaño de las salas y el tráfico
  • Número de clics en anuncios y patrocinadores – comunica ROI para los anunciantes
  • Documentos más populares – Informa a los planificadores de los recursos más valiosos y contenidos

 

Todo esto simplemente es una revisión posterior al evento de los datos de aplicaciones reunión. Después de cada conferencia en la que se utiliza EventMobi, nos reunimos con el equipo organizador para revisar los datos y el feedback a fin de generar un plan de acción de seguir adelante.

 

También es importante ser activo en su colección de feedback. AMEX Global hace una gran sugerencia de hacer la misma pregunta durante el pre-evento y luego en el post-evento para medir el nivel de la educación, la comprensión o la retención entre los asistentes. El valor detrás de este ejercicio es medir eficazmente los resultados de reuniones ayudar a los tomadores de decisiones ven el valor de las reuniones.

 

Con mejores mediciones, los planificadores le facilitaran a los tomadores de decisiones el decidir invertir en sus reuniones con un ROI claramente determinado . La lección más importante es empezar a medir el uso de las herramientas que tiene. Si los datos muestran un alto uso de las herramientas en ciertas áreas y un aumento en la comprensión y retención en base a sus hallazgos, no habrá duda sobre el valor de su reunión.

3 Simples consejos para las Preguntas y Respuestas

Si el reciente éxodo de las guías de evento en papel hacia las apps para eventos sirve como signo, ciertos aspectos de su evento pronto se pueden ver afectados por el gran ritmo de la innovación en tecnología. “Moverse rápido y romper cosas” es la frase favorita de los innovadores de todo el mundo, y en el mundo de la planificación de eventos, esto no es diferente.
El papel de la innovación en el mundo de los eventos, ha tomado recientemente un centro de atención en los medios de comunicación de negocios. El blog de Harvard Business Review es uno de los contribuyentes más recientes al debate en curso. “4 maneras de arreglar las Preguntas y Respuestas (Q & A) de sesiones” está escrito por Thomas Wedell-Wedellsborg, un innovador empresarial del pensamiento-líder y speaker profesional.

Recientemente, EventMobi tuvo la oportunidad única de charlar uno-a-uno con Wedell-Wedellsborg. Le preguntamos por su visión y recomendaciones para ofrecer una gran sesión de Q & A en su próximo evento. Cuando se trata de ponentes y sesiones, sus consejos simples pero eficaces pueden ayudar incluso al planificador de eventos de mayor actividad a mantenerse por delante de la curva sin romper a sudar.

La innovación está justo debajo de su nariz

En su artículo del blog HBR, Wedell-Wedellsborg afirma que los Q & A tradicionales, que se utiliza casi exclusivamente en cada evento, necesita una reforma. “El mismo formato, en mi opinión, es una reliquia disfuncional del pasado, añadido sin pensar a las agendas de todas partes, y creo que es algo que tenemos que repensar“, escribe.

Todos estos temas de preguntas y respuestas se reducen a dos problemas fundamentales: las audiencias normalmente no están “comprometidas” y se mantienen en “modo de escucha”, y la falta de moderación a menudo da lugar a una falta de calidad de las preguntas entrantes. Como resultado, “nueve de cada diez veces, el Q & A de sesiones terminan siendo la peor parte del evento“.

Le preguntamos por qué le ha costado tanto a la industria el cambio, y señala que algunos eventos más grandes ya han adoptado métodos con visión de futuro para mejorar. El problema, señala, se encuentra con la inercia que afecta a muchos eventos más pequeños.

Cuando la gente piensa en lo que realmente hace bueno a un evento, el Q & A rara vez les viene a la mente“, dice. “La gente ya tienen bajas expectativas de los Q & A, por eso que hay una gran oportunidad para sorprender y deleitar a su público.”

En su búsqueda de mejoras fáciles y de gran impacto, los organizadores de eventos a menudo se olvidan de considerar si el Q & A tradicional realmente les está funcionando. Pero de acuerdo con Wedell-Wedellsborg, cautivar a los asistentes con una sesión optimizada de Q & A puede llegar a ser el elemento que los planificadores están buscando.

Ponentes, que sea sencillo

Wedell-Wedellsborg cree que una causa subyacente de la inercia es la falta de soluciones simples y fáciles de entender. Señala que incluso pasando un simple micrófono puede llegar a ser difícil de manejar, con tendencia a dificultades técnicas, e incómodo para los asistentes.

El desafío de encontrar una solución universalmente sencilla es difícil, pero Wedell-Wedellsborg tiene algunos trucos propios que ha utilizado con grandes resultados:

  1. La Q & A inversa: Al hablar, tratar de plantear una pregunta a la audiencia. Por ejemplo, usted podría decir que “Para usted, ¿cuáles son las claves de esta sesión?” Todo el mundo puede expresar su opinión, y los asistentes tendrán la oportunidad de relacionarse con los demás de una manera más natural.
  2. Pregunte por las reacciones, no sólo preguntas: A veces, los asistentes sólo quieren hacer comentarios. La apertura de la discusión de sus observaciones puede animar a más asistentes a compartir.
  3. Tenga gente enviando las preguntas en grupos: permita que la gente se congregue en grupos y discutan las preguntas entre ellos. Este proceso de auto-selección agrega un aspecto de la moderación en grupo que pueden mejorar la calidad de las preguntas que se hacen.

Pregunte a cualquier asistente lo que recuerda de una sesión y pueden mencionar los aspectos de cada etapa de la presentación. Pero pregúntele cómo se sentían acerca de ella, y puede estar seguro de que van a recordar más vívidamente cómo el orador terminó la charla. Poner fin de la sesión de Q & A con una explosión en lugar de un fiasco puede dejar impresiones duraderas en los asistentes, y Wedell-Wedellsborg cree que esta es una oportunidad para los planificadores de eventos de todos los tamaños.

Q & A es una de esas cosas en las que normalmente no invertimos tiempo, pero es un aspecto que podría mejorar drásticamente la calidad del evento“, dice.

Con el fin de convertir más asistentes en participantes activos, muchos planificadores están optando por nuevas opciones tecnológicas. Como ejemplo eche un vistazo a las preguntas en tiempo real de Eventmobi, característica integrada en cada sesión de la App del evento, una forma fácil de conseguir que los asistentes hagan preguntas y voten por sus favoritas para llevarlas a la cima de la lista.

Para conocer más sobre la obra de Thomas Wedell-Wedellsborg en la innovación empresarial y los temas sobre los que habla, eche un vistazo a sus publicaciones, incluyendo ”Innovation As Usual: How To Help Your People Bring Great Ideas To Life”, así como su blog oficial.